Overige registraties

Registratie

Gecontroleerd september 2013

Naast de financiële registratie, die de belangrijkste is, zijn er nog andere registraties die voor welzijnsaccommodaties als dorps- en gemeenschapshuizen van belang zijn. Van Dale zegt over registratie dat het gaat om “een voortdurend bijgehouden boek of lijst, later kaartsysteem, nog later computersysteem, waarin aantekening wordt gehouden omtrent zaken of personen”.
Voor registraties zijn de elementen ‘voortdurend’ en ‘systematische’ uit de omschrijving essentieel. Alleen systematische vastleggingen dwingen tot volledigheid en nauwkeurigheid en vergemakkelijken daarmee het raadplegen. In dit laatste zit het doel van registratie opgesloten, namelijk het verstrekken van informatie.

Voor sommige dorps- en gemeenschapshuizen zullen de in dit artikel beschreven procedures te uitgebreid zijn. Desalniettemin hebben wij bewust gekozen voor volledigheid. Het is aan u die beperking in de beschreven maatregelen te kiezen die in uw situatie leiden tot een goed werkend, hanteerbaar systeem van registratie.

Adressen

Het goed onderhouden van een adressenbestand is belangrijk, maar niet eenvoudig. Adressen zijn belangrijk omdat achter die adressen personen en organisaties schuil gaan met wie de welzijnsaccommodatie contact wil onderhouden. Bijvoorbeeld als ze aangeschreven moeten worden voor een uitnodiging, als ze abonnee zijn op een nieuwsbrief etc. Men zal die adresgegevens willen vastleggen. Voor het automatiseringstijdperk gebeurde dat in een kaartenbak, tegenwoordig wordt dat met behulp van de computer en een geschikt programma gedaan.

De waarde van een adressenbestand staat of valt met het goed onderhouden ervan. Vermeden moet worden dat personen of organisaties onjuist, dubbel of niet worden aangeschreven. Iedereen kent wel verkeerd geadresseerde post of post die bijvoorbeeld aan De Heer is gericht, terwijl het een Mevrouw betreft. Verkeerd geadresseerde post leidt tot irritatie bij de ontvanger. Bovendien vergroot het de kans dat de post niet, of bij de verkeerde persoon terechtkomt.
Voor de opzet van een goed adressenbestand gelden twee gulden regels:

  1. Invoer van gegevens moet eenduidig en consequent zijn.
    • welke gegevens worden (altijd) opgenomen
    • consequent gebruik van hoofdletters, voorletters en titulatuur.
  2. Een persoon wordt maar één keer in het adressenbestand opgenomen.
    • Zo hoeft u een adreswijzigingen maar op één plaats in te voeren of te onderhouden.
    • Ter illustratie het volgende voorbeeld: een vrouw komt de accommodatie binnen als gebruiker (1). Zij raakt geïnteresseerd en besluit om vrijwilliger te worden (2). Vervolgens blijkt zij de aangewezen persoon om een cursus te geven (3). Overdag is ze werkzaam bij de gemeente waar de accommodatie regelmatig contact mee heeft (4). En tenslotte meldt ze zich voor een functie in het bestuur (5). Het risico bestaat dat deze mevrouw vijfmaal in het adressenbestand voorkomt. Bovendien is ze de moeder van kinderen die deelnemen aan activiteiten in de welzijnsaccommodatie (6e hoedanigheid).
      Door in het adressen- of relatiebestand niet alleen de adresgegevens bij te houden, maar ook de verschillende hoedanigheden (functies), hoeft men slechts op een plaats gegevens bij te houden. Adressenbestanden zijn in de computer bovendien te koppelen aan de software van de debiteuren- en de financiële administratie.

Post

Dagelijks komt er veel informatie in de brievenbus van de organisatie terecht. Bestuursleden, met name de secretaris, ontvangen ook stukken op hun privé-adres. Deze papieren, stukken, brieven e.d. noemen we inkomende post.
Interne post zijn papieren van bestuursleden, medewerkers of vrijwilligers voor anderen binnen de eigen organisatie. Naast deze informatie op papier gaat er ook veel informatie via telefoon, fax of computer (e-mail). Wil men een goed overzicht hebben van de informatiestromen en er controle op kunnen uitoefenen, dan moet er orde worden geschapen.

Inkomende post

Met registratie is vast te leggen welke post er is ontvangen, waar die zich bevindt en wie ze in behandeling heeft. Registratie van post kan handmatig in een postboek of met de computer. Registratie met de computer is handiger in verband met terugzoeken en voortgangsbewaking.
Voortgangsbewaking kan nuttig zijn en is via een elektronisch postboek te organiseren, om in de tijd te volgen wanneer bepaalde post is binnengekomen, en wie deze vervolgens op welk tijdstip heeft afgewerkt.
De keuze welke binnengekomen post wordt ingeschreven verschilt per organisatie. Vaak wordt dit overgelaten aan het inzicht van diegene die de post ontvangt en inschrijft. Als u twijfelt over wel of niet inschrijven doe het dan toch (met het risico van overbodigheid).
Veel organisaties hanteren het volgende indelingsprincipe:

  • post die zonder in te schrijven wordt gedistribueerd: bank en giro afschriften, facturen, interessant reclamemateriaal, bijvoorbeeld brochures over opleidingen.
  • post die niet wordt ingeschreven maar wordt rondgestuurd met een aangehecht circulatiebriefje of met een melding dat ze direct in het documentatie(systeem) wordt opgenomen: tijdschriften waar een abonnement op is, bestelde boeken, rapporten e.d.
  • overige post die moet worden ingeschreven.
  • post voor het ‘rond archief’ (de prullenbak): oninteressante gratis tijdschriften, ongevraagde brochures, overig reclamedrukwerk, onbenullige mededelingen.

Het is een goede gewoonte om post die wordt ingeschreven te voorzien van een ontvangstdatum. Vaak wordt daarvoor een stempel gebruikt waar ook nog enkele andere gegevens in kunnen worden opgenomen zoals:

  • nummer
  • voor wie bestemd
  • kopie aan
  • datum afgewerkt
  • code

De inkomende telefoon, fax en E-mail valt doorgaans buiten de postbehandeling. Organisaties bepalen zelf hoe ze hiermee omgaan. Wie besluit hiervan een registratie bij te houden kan denken aan:

  • Een boek waarin inkomende telefoongesprekken worden genoteerd met datum, naam van de beller, organisatie, telefoonnummer, inhoud en eventueel te ondernemen actie en door wie.
  • Faxberichten kunnen net zo worden behandeld als ingekomen post.
  • E-mailberichten kunnen worden geprint en behandeld als ingekomen post. U kunt ze ook in de computer bewaren, eventueel in apart daarvoor gemaakte mappen.

Voor interne stukken is het handig een procedure af te spreken die waarborgt dat alle belanghebbenden de betreffende stukken ontvangen. Interne stukken kunnen naast datum, nummer en versieaanduiding ook een archiefcode krijgen.

Na registratie van de gegevens volgt de distributie van de inkomende post door de secretaris of diegene die is belast met het verwerken van de post. Deze heeft doorgaans ook de taak om toezicht te houden op de verdere afhandeling van de stukken. Het gebruik van een computer met een goed programma vergemakkelijkt weer die taak.

Uitgaande post

Registratie van uitgaande post helpt om overzicht te houden op wat er wanneer en aan wie is verzonden. U kunt stukken die worden verstuurd naast een datum en persoonsaanduiding voorzien van een code. Ingeschreven worden naast datum van verzending, de geadresseerde, de uitvoerder en de code. In verband met die eerder genoemde voortgangsbewaking, uitgaande post kan gekoppeld worden aan desbetreffende inkomende post, is ook hier het gebruik van een computer aan te bevelen.

Archief

De drie belangrijkste redenen om documenten te bewaren zijn:

  • de bedrijfsvoering: documenten bevatten informatie die het werkproces in een organisatie ondersteunen en/of in dat proces zijn aangemaakt.
  • verantwoording: organisaties hebben documenten nodig om zich zowel intern als extern te verantwoorden voor hun beleid en de uitvoering daarvan.
  • historische verslaglegging: stukken bevatten informatie die bijvoorbeeld van belang kan zijn bij het schrijven van een jubileumboek of het afscheid van een medewerker.

Archiefplan

Een archiefplan bestaat uit de beschrijving van aard, plaats, beheerder, inhoud e.d. van:

  • Het lopend archief (hierin zitten alle stukken die bij de dagelijkse werkzaamheden nodig zijn).
  • Het oudarchief (hierin zit al het materiaal dat niet meer nodig voor de dagelijkse gang van zaken, maar nog wel bewaard moet worden).
  • De documentatie of bibliotheek.

Ook de procedures van in- en uitgaande post maakt deel uit van het archiefplan.

Verder is het gebruikelijk om in het archiefplan richtlijnen op te nemen voor het opbergen van stukken in mappen en ordners en te beschrijven wat de regels zijn voor het uitlenen van stukken uit het archief of de documentatie (bibliotheek).

Groeperen van documenten

Om grote hoeveelheden documenten toegankelijk te houden is het nodig om ze op de een of andere wijze te groeperen. Hanteerbaarheid ontstaat door het bij elkaar opbergen in bijvoorbeeld ordners of dossiermappen. Door de groepering van stukken is raadpleging in onderlinge samenhang mogelijk. Groeperingmogelijkheden zijn er vele. De meest gebruikelijke zijn:

  • op datum of nummer (reeks)
  • per adressant
  • per zaak, kwestie of aangelegenheid
  • per onderwerp

Het is aan ieder voor zich om te bepalen welke groepering de voorkeur verdient. In de praktijk worden vaak meerdere groeperingen naast elkaar gebruikt.

Voorbeelden:

  • Binnengekomen facturen op nummer van het bankafschrift na betaling, terug te vinden via een door het computerprogramma toegekend grootboekrekeningnummer.
  • Contracten en uitgaande facturen alfabetisch op naam van de geadresseerde (rechts)persoon.

Bibliotheek

Voor documenten zoals boeken, rapporten, catalogi, brochures, circulaires, tijdschriften, kranten en losse artikelen geldt natuurlijk geen bewaarplicht. Ze kunnen worden weggedaan na gebruik. Bovendien zijn ze vaak, als ze later toch nodig zijn, weer op te vragen bij de bibliotheek of de instantie die ze gemaakt of verspreid heeft.
Soms is het handig om deze documenten voor iedereen in de organisatie toegankelijk te bewaren. Voor veel welzijnsaccommodaties zal het voldoende zijn om het globaal per soort en serie gesorteerd op te slaan in één of enkele kasten.

Sleuteladministratie

Zie Sleutelplan voor gebruikers

Verhuur en uitleenadministratie

Zie Verhuurcontracten en Uitleenprocedures