Personeelsadministratie

Geactualiseerd september 2019

Onderscheid dient gemaakt te worden tussen personeelsadministratie en salarisadministratie.

Bij het aannemen van personeel dienen de volgende gegevens geregistreerd te worden:

  • Voornamen, achternaam, geboortenaam en adresgegevens
  • Burger Service Nummer (BSN)
  • Geboortedatum en geboorteplaats
  • Burgerlijke staat
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Rekeningnummer
  • Loonheffingskorting ja of nee

Eventueel ook:

  • Telefoonnummer
  • Emailadres
  • Opgebouwd levenslooptegoed

Identificatie

Nieuwe medewerkers dienen zich te legitimeren met een op dat moment geldig identiteitsbewijs. Een kopie hiervan dient u in de personeelsadministratie te bewaren.

Personeelsdossier

Voorbeeld voor de opbouw van een personeelsdossier

  • Stamgegevens (zie hierboven) inclusief kopie identiteitsbewijs
  • Contracten
  • (Secundaire) arbeidsvoorwaarden
  • Functioneren/loopbaanontwikkeling/gespreksverslagen
  • Functieomschrijving
  • Studie/trainingen
  • Werving en Selectie
  • Correspondentie

Een verzuimdossier dient apart van het personeelsdossier bijgehouden te worden.

Let op! Organisaties die persoonsgegevens in een bestand bewaren moeten zich houden aan de regels in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zie ook het artikel over gegevensbescherming.