Personeelswijzer

De personeelswijzer is een instrument waarin een welzijnsaccommodatie voor het personeel de benodigde informatie kan bundelen. De personeelswijzer biedt medewerker/sters inzicht in de organisatie, het personeelsbeleid en al die (organisatorische) regels en afspraken die gebruikt worden om de organisatie soepel te laten verlopen en waarvan de kennis nodig is om er als (toekomstig) medewerker/ster een goede rol in te kunnen spelen.

De personeelswijzer kan worden samengesteld uit materiaal van dit artikel, met artikelen uit de Vraagbaak en uit gegevens die alleen bij uw organisatie bekend zijn, zoals namen en adressen van bestuursleden. De informatie kan gemakshalve, met het oog op het bijwerken, als een losbladig systeem in een map (ringband) worden opgenomen. Voor de structuur kan de indeling worden gebruikt zoals beschreven bij inhoud. Hoofdstukken kunnen door middel van tabbladen van elkaar worden gescheiden. Heeft uw accommodatie de beschikking over een altijd toegankelijke computer en kan het personeel daar mee omgaan, dan kunt u er ook voor kiezen de personeelswijzer digitaal te maken.

Alvorens tot het samenstellen van een personeelswijzer over te gaan, is het goed stil te staan bij de vraag of er één centrale personeelswijzer moet komen voor alle personeelsleden, of dat er individuele personeelswijzers moeten worden gemaakt.
Het voordeel van een centrale personeelswijzer is dat het bijwerken goedkoper en gemakkelijker is dan bij meerdere. Bovendien kan worden volstaan met één exemplaar dat voor iedereen op een gemakkelijk toegankelijke plaats ter inzage ligt.
Een individuele personeelswijzer is interessant wanneer u er ook persoonlijke informatie in wilt opslaan, zoals de personeelsadvertentie, de sollicitatiebrief, de aanstellingsbrief e.d. Kiest u ervoor om dergelijke documenten op te nemen, dan is een digitale versie minder voor de hand liggend.

Inhoud

Onderstaande inhoudsopgave geeft een overzicht van onderwerpen die in de personeelswijzer opgenomen kunnen worden. Zoek de artikelen waarnaar in de Vraagbaak wordt verwezen op met het zoekvenster.

Algemeen:

Personeelsbeleid

Regelingen:

  • arbeidstijden, overwerk en verlofuren (Werktijdenschema)
  • declaratie kosten waaronder dienstreizen
  • gedragsregels relatiegeschenken
  • regels met betrekking tot telefoneren, kopiëren en frankeren etc. (voor eigen gebruik)
  • gebruik secretariaat en receptiehuisregels gebouwen noodplan (Overige registraties)
  • personeelsvereniging
  • personeelsvertegenwoordiging/ondernemingsraad

Procedures:

Formulieren en modellen:

 

Toelichting

De artikelen uit de Vraagbaak waarnaar wordt verwezen zijn bedoeld als voorbeeld en ter inspiratie voor gebruik in uw personeelswijzer. Meestal zullen de daar opgenomen artikelen aanpassing behoeven aan uw eigen situatie. Bijvoorbeeld, het artikel arbeidsvorming is een model van een beleidsstuk. Het laat zien hoe een doorsnee beleid van een doorsnee welzijnsaccommodatie eruit ziet, wat de uitgangspunten zijn en hoe het tot stand komt. U kunt uw eigen beleidsstuk daarop baseren, maar het zal nooit helemaal hetzelfde kunnen zijn.

De volgende vier onderwerpen voor de personeelswijzer komen niet elders in de Vraagbaak aan de orde. Daarom behandelen we ze hier:

1. Melding wijziging persoonlijke omstandigheden

Wanneer een van onderstaande situaties met betrekking tot het wijzigen van persoonlijke omstandigheden van toepassing is op de werknemer, is deze gehouden deze wijziging door te geven aan zijn werkgever.
Het betreft:

  • verhuizing, ook een tijdelijke adreswijziging.
  • wijziging gezinssamenstelling door: geboorte, overlijden, trouwen, samenwonen, scheiden.
  • wijziging in omstandigheden die van invloed zijn op de omvang van de vergoeding inzake de tegemoetkoming ziektekostenverzekering.
  • aanvaarden nevenfuncties.

De wijziging kan worden doorgegeven aan het bestuur of aan een door het bestuur daartoe aangewezen bevoegd persoon of instantie.

2. Gedragsregels relatiegeschenken

Van belang is dat medewerkers van de welzijnsaccommodatie terughoudend zijn naar derden en open naar de eigen organisatie bij het aannemen van giften. Gedragsregels beiden steun in situaties waarbij hij/zij twijfelt of iets wat wordt aangeboden moet worden aangenomen. Bij twijfel kan een medewerker altijd terecht bij het bestuur of bij een door het bestuur aangewezen persoon.

Zes gedragsregels
  • je bent zelf verantwoordelijk voor de beoordeling of een aanbieding gepast is of niet.
  • je laat het aanbieden van cadeaus zoveel mogelijk in de openbaarheid plaatsvinden.
  • je voorkomt dat geschenken naar het huisadres worden gestuurd, als dat toch gebeurt maak je daar melding van.
  • je voert, indien mogelijk vooraf, bij twijfel of een aanbieding gepast is, overleg met het bestuur of met de door het bestuur aangewezen persoon.
  • je vraagt geen gunsten en stelt je ten opzichte van het krijgen van gunsten terughoudend op.
  • je straalt terughoudendheid uit.

In de veelvoorkomende situaties gelden bovengenoemde gedragsregels als richtsnoer.
Met integriteit, openheid en terughoudend geef je ook het goede voorbeeld.

Relatiegeschenken

Voorbeelden daarvan zijn: pennen, agenda’s, paraplu’s, kalenders, blocnotes, boekjes, etc. Relatiegeschenken worden ontvangen uit hoofde van de functie die iemand vervult. Geschenken met een symboolfunctie zoals bloemen ter verwelkoming kunnen zonder probleem aangenomen worden. In ieder geval moeten alle relatiegeschenken worden gemeld. Je moet zelf beoordelen of je een geschenk mee naar huis neemt of afgeeft aan de organisatie.

Kerstattenties

Redelijke attenties zoals bijvoorbeeld een fles wijn mogen worden aangenomen en meegenomen, dure geschenken moeten onder dankzegging worden geretourneerd.

Lunchbesprekingen, diners, reizen

Als het gaat om voor de hand liggende lunches, bijvoorbeeld als er op korte termijn een bespreking moet worden belegd of iemand nodigt je uit voor een beurs en derden willen de kosten hiervan voor hun rekening nemen, dan meld je dit vooraf dan wel achteraf.

Waardebonnen

Dienstverlening voor klanten is ofwel gratis of er wordt gewoon voor betaald. Wanneer derden je extra willen belonen door middel van een boekenbon etc. dan zijn deze waardebonnen voor de organisatie en lever je ze in.

3. Regels met betrekking tot telefoneren, kopiëren, frankeren etc. (voor eigen gebruik)

Het telefoneren, kopiëren etc. voor privé-doeleinden is in principe niet toegestaan. Er zijn situaties denkbaar dat voor privé-doeleinden apparatuur of materiaal van de organisatie wordt gebruikt, bijvoorbeeld omdat een telefonische ziekmelding van gezinsleden alleen tijdens kantooruren kan worden gedaan. Dit gebruik is toegestaan en er zijn ook geen kosten aan verbonden. Voor ander gebruik van materiaal en apparatuur van de organisatie wordt vooraf toestemming gevraagd.

4. Verzoeken van derden om adresgegevens van de organisatie

Ter bescherming van de privacy van medewerkers en anderen bij de organisatie betrokkenen worden een aantal richtlijnen gehanteerd als derden om adresgegevens verzoeken:

  • Privé-adressen en telefoonnummers worden niet doorgegeven. Eventueel worden betrokkenen op de hoogte gebracht van dit verzoek.
  • Adreslijsten (al dan niet digitaal) worden niet verstrekt, tenzij naar het oordeel van het bestuur of een gemachtigde van het bestuur dit wel kan. Als aan de verstrekking hiervan kosten zijn verbonden wordt de aanvrager hiervan vooraf op de hoogte gesteld.