Public Relations

Het Werkplan PR is een (deel)uitwerking van het beleidsplan van de accommodatie. Er wordt in uitgewerkt hoe u met alle bestaande en potentiële doelgroepen contact onderhoudt. Doel van dat contact is er voor te zorgen dat men weet heeft van het bestaan, de mogelijkheden en de programma’s van de accommodatie.

Functie werkplan

Incidentele pr-acties, al dan niet op het gevoel ondernomen, hebben misschien succes maar het blijft een gok wanneer het niet planmatig wordt aanpakt. Een werkplan PR geeft een overzicht van de acties die er op het terrein van programmering en PR gedurende een werkjaar ondernomen worden. Het is als het ware een checklist met aandachtspunten en stappen die de organisatie moet zetten.

Inhoud PR-plan

  1. onderzoek en analyse
  2. communicatie van de doelstelling
  3. doelgroepen
  4. strategie
  5. kernboodschap
  6. plan van aanpak incl. termijnen en kosten
  7. evaluatieonderzoek en analyse

1 Onderzoek en analyse

  • Wat is het programma?
  • Is dat programma bij de beoogde doelgroepen bekend?
  • Wat zijn de communicatiemiddelen?
  • Welk beeld hebben de verschillende betrokkenen van het programma?
  • Welk beeld hebben de verschillende betrokkenen van de accommodatie?

2 Communicatie van de doelstelling

  • Stel het doel dat u wilt bereiken vast. Bijvoorbeeld dat 75% van de bezoekers voor de zomerstop weet dat de openingsvoorstelling op 10 september is.
  • Richt uw communicatiemiddelen op die boodschap (zie ook Publiciteitsbeleid)
  • Meet het resultaat.

3 Doelgroepen

  • Wie zijn onze doelgroepen?
  • Hoe is onze relatie met hen?
  • Hoe verzorgen wij de relatie met hen?
  • Wie zijn er verder nog betrokken bij de accommodatie, het programma of de medewerkers? Denk aan de politiek en de achterban van medewerkers en vrijwilligers.

4 PR-strategie

  • Stel vast hoe u wilt dat de accommodatie overkomt op de doelgroepen. Bijvoorbeeld ‘servicegericht’.
  • Geef dit dan vorm in al uw PR middelen.
  • Denk aan beeldmerk, kleur en uitstraling.

5 Kernboodschap

  • Wat is de kern van de boodschap die u aan de klanten (de doelgroepen) wilt overbrengen?
  • Probeer dit kort en krachtig en vooral positief te formuleren.
  • Leg in de communicatie voortdurend het accent op deze boodschap. Des te groter is de kans dat het overkomt en blijft hangen.
  • Voorbeeld: de Pannenschuur, huiskamer voor al uw activiteiten.

6 Plan van aanpak

  • Het plan van aanpak vat de punten 1 t/m 5 samen.
  • Zet de verschillende acties uit in tijd.
  • Geeft aan wie er voor wat verantwoordelijk is.
  • Geeft een overzicht van de kosten.

7 Evaluatie

  • zijn de beoogde doelgroepen bereikt?
  • is de boodschap overgekomen?
  • is de gewenste respons ontvangen?
  • zijn de vooraf afgesproken doelstellingen bereikt?
  • is er voldoende mediadekking geweest?
  • was de keuze van de PR middelen juist?

Organisatie

Bij het samenstellen van een werkplan PR wordt er in eerste instantie gebruik gemaakt van de eigen kennis van het bestuur en de medewerkers. Afhankelijk van de omvang van de accommodatie of de behoefte aan een gedegen onderbouwing kan er ook een marketingdeskundige worden ingeschakeld.
Het bestuur kan voor de PR, evenals op de andere beleidsterreinen, een aparte bestuurscommissie benoemen. Deze coördineert de werkzaamheden, bewaakt de voortgang en evalueert. Bestuursleden met veel externe contacten zijn belangrijke partners in de uitvoering van het werkplan.