Registraties

Bijgewerkt op

Registratie is de benaming voor het vastleggen van gegevens. Voor dorps- en buurthuizen zijn dat onder andere financiële- en persoonsgegevens. Registratie moet systematisch van opzet zijn. Alleen systematische vastleggingen dwingen tot volledigheid en nauwkeurigheid en vergemakkelijken daarmee het raadplegen. Besturen en medewerkers zijn slagvaardiger als ze snel over de juiste gegevens beschikken.

De belangrijkste registraties voor buurt- en dorpshuizen zijn:

  • Financiële gegevens;
  • Persoonsgegevens;
  • E-mail, telefoon, post;
  • Archief.

Financiële gegevens

De financiële registratie is de belangrijkste. Die moet zodanig zijn georganiseerd dat een bestuur in principe ieder moment actuele informatie over de financiële stand van zaken heeft. Zie hiervoor het artikel Financiële administratie.

Persoonsgegevens

Organisaties die persoonsgegevens in een bestand bewaren moeten zich houden aan de regels in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat geldt zowel voor het bewaren in digitale bestanden als in mappen op een plank. Ook deze laatste moeten veilig worden opgeborgen zonder dat vreemden daarbij kunnen. Hoe je als vereniging of stichting omgaat met persoonsgegevens dient te worden vastgelegd in een privacyverklaring. In het artikel zijn voorbeelden van dergelijke verklaringen opgenomen. Volg de link naar het artikel.

Voor de opzet van een goed adressenbestand gelden twee gulden regels:

1. Invoer van gegevens moet eenduidig en consequent zijn:

  • Welke gegevens worden (altijd) opgenomen;
  • Consequent gebruik van hoofdletters, voorletters en aanspreekvorm.

2. Een persoon wordt maar één keer in het adressenbestand opgenomen.

Zo hoeft u een adreswijzigingen maar op één plaats in te voeren of te onderhouden. Ter illustratie het volgende voorbeeld: een vrouw komt de accommodatie binnen als gebruiker (1). Zij raakt geïnteresseerd en besluit om vrijwilliger te worden (2). Vervolgens blijkt zij de aangewezen persoon om een cursus te geven (3). Overdag is ze werkzaam bij de gemeente waar de accommodatie regelmatig contact mee heeft (4). En tenslotte meldt ze zich voor een functie in het bestuur (5). Het risico bestaat dat deze mevrouw vijfmaal in het adressenbestand voorkomt. Bovendien is ze de moeder van kinderen die deelnemen aan activiteiten in de accommodatie (6e hoedanigheid).

Door in het adressen- of relatiebestand niet alleen de adresgegevens bij te houden, maar ook de verschillende hoedanigheden (functies), hoeft men slechts op een plaats gegevens bij te houden.

E-mail en briefpost

Vroeger was briefpost het belangrijkste schriftelijke communicatiemiddel dat geregistreerd moest worden, tegenwoordig is dat e-mail. Maar briefpost bestaat ook nog steeds. En voor de volledigheid moeten we ook nog de, vaak intern gebruikte, appjes noemen.

Moet je alles verzamelen? Die vraag moet het bestuur beantwoorden. Als er behoefte is aan een uitgebreide registratie dan is gebruik van een computerprogramma de oplossing. Dan is ook een koppeling aan klantbestanden, ledenbestanden, facturering, contributie en dergelijke mogelijk. Maar het bestuur kan de secretaris, of een ander bestuurslid die verantwoordelijk is voor de communicatie, ook richtlijnen geven wat er wel en niet geregistreerd moet worden en hem of haar vragen daarvoor zelf een systeem op te zetten. Gelukkig registreert e-mail zichzelf en is het door gebruik van regels en van mappen verder aan te passen. Vaak is een Excel-bestand voldoende om belangrijke briefpost te registreren en het vertrouwde postboek kan natuurlijk ook nog steeds.

Categorieën om schriftelijke communicatie te ordenen zijn: Inkomend, Uitgaand en Intern. Vastgelegd moet worden welke ‘post’ ervan wie wanneer is ontvangen of verstuurd, waar de post is opgeborgen of opgeslagen en wie het in behandeling heeft.

Telefoon

Organisaties bepalen zelf hoe ze met inkomende telefoontjes omgaan. De secretaris van het bestuur zal daar zelf een manier voor vinden. Personeel en vrijwilligers die in het buurt- of dorpshuis de telefoon opnemen kunnen een telefoonnotitie maken. Dat kan met een zelfgemaakt formulier op papier of in de computer, of met een telefoonnotitieblok. Noteer datum, naam van de beller, organisatie, telefoonnummer, inhoud en eventueel te ondernemen actie en door wie.

Archief

De drie belangrijkste redenen om documenten te bewaren zijn:

  • De bedrijfsvoering: documenten bevatten informatie die het werkproces in een organisatie ondersteunen;
  • Verantwoording: organisaties hebben documenten nodig om zich zowel intern als extern te verantwoorden voor hun beleid en de uitvoering daarvan. Denk bijvoorbeeld aan correspondentie met de gemeente, subsidiënten en de belastingdienst;
  • Historische verslaglegging: stukken bevatten informatie die bijvoorbeeld van belang kan zijn bij het schrijven van een jubileumboek of het afscheid van een medewerker.

Om grote hoeveelheden documenten toegankelijk te houden is het nodig om ze op de een of andere wijze te groeperen. Hanteerbaarheid ontstaat door een overzichtelijke mappenstructuur op de computer of het bij elkaar opbergen in bijvoorbeeld ordners of dossiermappen. Groeperingmogelijkheden zijn er vele. De meest gebruikelijke zijn:

  • Op datum of nummer (reeks);
  • Per adressant;
  • Per zaak, kwestie of aangelegenheid;
  • Per onderwerp.

In de praktijk worden vaak meerdere groeperingen naast elkaar gebruikt.

Sleuteladministratie

Zie Sleutelplan.