Reglement commissies

Commissies en werkgroepen kunnen door het bestuur worden ingesteld om bepaalde of tijdelijke taken uit te voeren, bepaalde zaken te beheren of bepaalde belangen te behartigen. Het is belangrijk om in alle gevallen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vooraf goed te regelen en vast te leggen.

Het is belangrijk om na te gaan of in het huishoudelijk reglement zaken zijn opgenomen die te maken hebben met het instellen van bestuurscommissies. Indien daarvan niets is
opgenomen moet men overwegen of dat zinvol is om alsnog te doen. Met het formaliseren van zaken is de continuïteit van de werkzaamheden van een commissie beter geregeld.

Onderstaand voorbeeld heeft betrekking op werkgroepen welke activiteiten organiseren onder verantwoordelijkheid van de betreffende organisatie. Voor bestuurscommissies
kunnen in navolging van het voorbeeld ook vergelijkbare regels afgesproken worden. Voorbeeld:

Algemeen

  1. In een besluit van het Algemeen Bestuur tot oprichting van een werkgroep dient in ieder geval te zijn vermeld de naam van de werkgroep, het doel dat wordt nagestreefd, de taak, de verantwoordelijkheid en de bevoegdheden van de groep of eventueel afzonderlijke functies.
  2. Personen welke een functie bekleden binnen een werkgroep dienen bestuurslid, betaald medewerker of vrijwilliger te zijn bij de organisatie.
  3. Werkgroepen maken voor de eigen interne gang van zaken een eigen reglement op. Na goedkeuring door het Algemeen Bestuur wordt het reglement toegevoegd aan dit reglement.
  4. Jaarlijks, in de maand december, stelt de werkgroep een activiteitenplan en begroting op en legt dit voor aan het Algemeen Bestuur. Na goedkeuring worden de gegeven hieruit verwerkt in het activiteitenplan en de begroting van de organisatie.
  5. Tot het moment dat de begroting van een werkgroep is goedgekeurd, kan de werkgroep slechts uitgaven doen na toestemming hiervoor van de Algemeen Penningmeester.
  6. Uitgaven mogen slechts worden gedaan indien hiervoor posten zijn opgenomen in de begroting van de werkgroepen.
  7. De financiële verslaglegging en verantwoording dient te geschieden conform de richtlijnen, verstrekt door de Algemeen Penningmeester.
  8. Het Algemeen Bestuur kan besluiten werkgroepen een vergoeding te laten betalen voor de faciliteiten welke zij gebruiken. Eveneens kan het Algemeen Bestuur besluiten een werkgroep een bijdrage te verstrekken uit de algemene middelen van de organisatie teneinde de begroting van een werkgroep sluitend te maken of om investeringen te doen, noodzakelijk voor het functioneren van de werkgroep.
  9. De hoogten van deelnemersbijdragen, gebruikersvergoedingen, cursusgelden en toegangsprijzen welke werkgroepen hanteren, dienen ter goedkeuring te zijn voorgelegd aan het Algemeen Bestuur.
  10. Werkgroepen kunnen in beginsel geen eigen giro- of bankrekening openen. De Algemeen Penningmeester kan afwijking hiervan toestaan en dient dan te zijn gemachtigd.
  11. Indien, naast de gelden die voor de activiteiten van het lopende jaar gereserveerd zijn, de financiële reserves van de werkgroep hoger zijn geworden dan de goedgekeurde begrote uitgaven voor het activiteitenplan van dat jaar, dient het meerdere per peildatum van 1 april te worden afgeroomd ten gunste van de algemene reserves van de organisatie.
  12. Uitgaven, strijdig met de statutaire doelstelling van de oganisatie of buiten de begroting, kunnen door de werkgroepen nooit ten laste van de organisatie worden gebracht.
  13. De organisatie heeft voor de actieve leden en medewerkers, beheerder en bestuurders, een WA- en een ongevallenverzekering afgesloten. Indien werkgroepen binnen hun begroting aanvullende verzekeringen wensen af te sluiten, dient eerst overleg hierover plaats te vinden met de Algemeen Penningmeester.
  14. In de maand december maakt iedere werkgroep een verslag op van de uitgevoerde activiteiten in het afgelopen jaar, het aantal leden gedurende dat jaar en eventuele verdere bijzonderheden. Vóór aanvang van het nieuwe jaar dient het verslag in het bezit te zijn van de Algemeen Secretaris ter verwerking in het jaarverslag.
  15. Binnen werkgroepen wordt niet gesproken over contributie en leden. Er kan slechts worden gesproken over bijdrage(n) en werkgroepleden/deelnemers/cursisten.
  16. Uitwerking reglementen en dergelijke per werkgroep:
    a = de naam van de werkgroep;
    b = het onderdeel van de statutaire doelstelling welk de werkgroep wil realiseren;
    c = de leeftijdscategorie waarop de werkgroep zich richt;
    d = namen en functies van het bestuur van de werkgroep;
    e = regelingen ten aanzien van organisatie en functioneren van de werkgroep;
    f = opgave van ruimten en tijdstippen waarvan de werkgroep gebruik maakt;
    g = overeengekomen vergoedingen;
    h = overige informatie;
    I = datum vaststelling reglement door de werkgroep.