Salarisadministratie

Geactualiseerd mei 2014

Salarisadministratie is een voornamelijk administratieve taak en daarom een onderdeel van de rest van de administratie. Salarisadministratie is niet het uitsluitend verwerken van vaste gegevens per maand, het is ook het bijna voortdurend verwerken van steeds nieuwe tussentijdse gegevens en aanpassingen die van buiten op de organisatie af komen zonder dat daar zelf veel invloed op is uit te oefenen. Denk aan nieuwe richtlijnen met betrekking tot loonbelasting, correcties op de afdracht voor de sociale lasten etc. Het is daarom van belang deze administratie met nog meer accuratesse te voeren dan andere administraties. Over het algemeen wordt de salarisadministratie daarom als een technisch lastig onderdeel beschouwd.

Zelf uitvoeren of uitbesteden?

Om de last van de salarisadministratie af te wentelen kan worden overwogen deze, minstens voor een deel, uit te besteden. De keuze kunt u baseren op de volgende overwegingen:

  • De binnen de accommodatie aanwezige deskundigheid
  • Het aantal personeelsleden dat in de accommodatie werkzaam is (vaste en tijdelijke)
  • De complexiteit van de dienstverbanden (bijvoorbeeld parttimers, medewerkers op afroepbasis, veel te registreren overuren, etc.)
  • De beschikbare tijd om deze administratie binnen de organisatie bij te houden
  • De continuïteit (als de salarisadministratie door een vrijwilliger wordt gedaan, bijvoorbeeld de penningmeester, dan kan als gevolg van aftreden zo maar een breuk ontstaan)
  • Of de salarisadministratie geautomatiseerd wordt gedaan of nog handmatig
  • Het verschil in kosten gemoeid met het zelf voeren dan wel uitbesteden.

Voor een kleine accommodatie met hooguit een of twee (parttime) personeelsleden zijn de werkzaamheden te overzien, maar kan anderzijds de rompslomp en de vereiste deskundigheid te veel worden. Voor een grote accommodatie met veel personeel lijkt het op zich gemakkelijker de salarisadministratie zelf op te pakken, maar zal vaak vanwege omvang en complexiteit worden gekozen voor uitbesteding. Zorg voor de kwaliteit en de kosten lopen in beide situaties als een rode draad door de afwegingen heen. Doordat er voldoende specialistische bureaus bestaan kan een keus op basis van offerte worden gemaakt en verdient uitbesteden over het algemeen de voorkeur.

Zelf uitvoeren

Heeft het bestuur van de accommodatie de keuze gemaakt om de salarisadministratie zelf uit te voeren, dan komen daarbij de volgende zaken aan bod:

T.a.v. de inrichting
De accommodatie zal de benodigde expertise in huis moeten halen om de administratie kwalitatief goed te kunnen uitvoeren.

  1. Er moet worden gekozen tussen de conventionele manier van op papier registreren of een geautomatiseerd systeem met de benodigde software.
  2. Het kan nodig zijn een koppeling te maken met andere onderdelen van de administratie. Bijvoorbeeld voor de doorberekening van personeelskosten in de huurbedragen waar de uitbetaling van gemaakte (over)uren als gevolg van de afgesloten verhuurcontracten moet worden gekoppeld aan, bijvoorbeeld, de bezettingsroosters.
  3. Idem zullen mutaties in de inschaling meteen zichtbaar moeten worden bij de kostenberekening door koppeling van de salarisadministratie aan relevante onderdelen van de financiële administratie.
  4. Belangrijk is de regelmatige (maandelijkse) controle van de salarisadministratie en de verantwoording daarvan aan het bestuur. Samen met de financiële verantwoording zullen deze cijfers ook voor de accountantsverklaring eenduidig moeten worden aangeleverd.
  5. De organisatie moet regelingen treffen, servicecontracten afsluiten of abonnementen nemen om te kunnen beschikken over de meest recente informatie over alle ins en outs over salarissen, belasting, pensioenen, sociale lasten en verzekeringen. De accommodatie kan zich ook aansluiten bij een centrale (branche)organisatie voor de salarisverwerking, waardoor zij automatisch op de hoogte wordt gehouden.
  6. De verwerking van de salarissen en de daarop toegepaste inhoudingen zullen inzichtelijk moeten worden gemaakt voor personeelsleden en organisatie door middel van een salarisstrook, maandelijks te verstrekken, en een jaaropgave.
  7. Wezenlijke zaken zijn de organisatie van de controle van de salarisadministratie en de autorisatie van degene die er voor zorgt dat de salarissen, afdrachten e.d. worden betaald. In de regel zal de penningmeester van het bestuur daarvoor een machtiging krijgen (of hebben in de statuten van de rechtspersoon). In grote(re) organisaties kan de directeur hiertoe door het bestuur worden gemachtigd.

T.a.v. de gegevens
Diegene die verantwoordelijk is voor de salarisadministratie in de accommodatie zal dagelijks of periodiek moeten registreren:

  1. Het salaris met de inhoudingen belastingen, pensioenen, sociale premies, etc.
  2. Een, doorgaans, maandelijkse specificatie met jaaropbouw voor het vakantiegeld, het pensioen, etc.
  3. Het verwerken van de mutaties in de persoonsgegevens, loonbedragen en andere bedragen en gegevens.
  4. Het verwerken van afdrachten aan belastingdienst, pensioenfonds, etc.

Bij de loonadministratie moeten voor iedere werknemer ook gegevens worden geadministreerd met betrekking tot:

  • Bepaalde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen die niet tot het loon worden gerekend, zoals:
    1. kilometervergoedingen, ook het aantal kilometers moet worden geadministreerd;
    2. studiekostenvergoedingen;
    3. vergoedingen voor bijzondere ziektekosten;
    4. éénmalige uitkeringen en verstrekkingen ter zake van het overlijden van de werknemers, zijn echtgenoot of zijn huisgenoot als die voldoet aan de voorwaarden om voor overdracht van de basisaftrek aan de werknemer in aanmerking te komen, zijn eigen kinderen, stiefkinderen en pleegkinderen, voor zover deze uitkeringen niet drie maal het loon over een maand overtreffen;
    5. verstrekkingen met een ideële waarde;
    6. vergoedingen ter zake het woon-werkverkeer;
    7. jubileumuitkeringen (25 of 40 jaar diensttijd van de werknemer);
  • Afschriften van beschikkingen en goedkeuringen.
  • Reiskostenregeling (kaartjes en abonnementen) voor het openbaar vervoer.
  • Vermindering lage lonen, per werknemer voor wie een vermindering wordt toegepast moet een administratie worden bijgehouden waaruit het bedrag van de toegepaste vermindering blijkt.
  • Vermindering langdurig werklozen (zie vermindering lage lonen); tevens moet de verklaring langdurig werkloze bij de loonadministratie worden bewaard.
  • Vermindering onderwijs (zie vermindering lage lonen); tevens dient de leerovereenkomst bij de loonadministratie te worden bewaard.

Extern uitvoeren

Als wordt besloten de salarisverwerking uit te besteden aan een gespecialiseerd bureau dan zal de eigen administratie de mutaties ook moeten bijhouden en daarnaast doorgeven. Met andere woorden: voor belangrijke aspecten van de salarisadministratie blijft men zelf verantwoordelijk. Er zal dus altijd voldoende kennis van elementaire zaken ‘in huis’ moeten zijn.

Zie verder: www.belastingdienst.nl/zakelijk bij Personeel en loon