Scholing vrijwilligers

De werkzaamheden waarvoor accommodaties als dorps- en gemeenschapshuizen vrijwilligers inzetten zijn divers. Hun bijdrage is in een moderne accommodatie haast niet meer weg te denken. Vrijwilligers zetten zich in omdat zij dat zinvol vinden. Anders dan bij personeel kunnen zij echter niet worden verplicht hun deskundigheid en vaardigheid door scholing op peil te houden. Toch vraagt de praktijk ook van vrijwilligers steeds meer deskundigheid waarvoor scholing nodig is. Scholing van vrijwilligers verdient daarom een belangrijke plaats in het vrijwilligersbeleid.

Waarom scholing?

De drie hoofdredenen waarom scholing van vrijwilligers noodzakelijk is:

  1. Gebruikers van de accommodatie stellen, evenals bij een commerciële ruimteverhuurder, eisen aan de kwaliteit. Vrijwilligers moeten die kunnen leveren.
  2. Voor sommige activiteiten bestaat een wettelijke verplichting vrijwilligers te scholen. Zo bepaalt de Horecawet dat het verstrekken van alcoholhoudende dranken alleen mag gebeuren door gekwalificeerde personen. En de Arbo–wet schrijft voor dat in een accommodatie één bedrijfshulpverlener per 50 personen aanwezig moet zijn.
  3. Vrijwilligers kunnen ook zelf de behoefte hebben aan meer deskundigheid bij het uitvoeren van hun taken. Bijvoorbeeld omdat zij zekerder van hun zaak willen zijn. Of omdat ze de scholing zien als een vorm van persoonlijke ontplooiing waardoor ze hun taak met meer plezier kunnen doen.

Wat levert scholing op?

Scholing van vrijwilligers biedt alle partijen voordelen:

  • de kwaliteit van de werkzaamheden neemt toe.
  • de vrijwilligers halen meer voldoening uit hun werk.
  • het motiveert de vrijwilligers zich te blijven inzetten.
  • de accommodatie bindt de vrijwilligers aan zich.
  • het maakt de accommodatie aantrekkelijk bij de werving van nieuwe vrijwilligers.

Scholingsaanbod

De scholingsvragen van de vrijwilligers zijn eerst en vooral gerelateerd aan de taken die zij ten behoeve van de accommodatie verrichten. De meest voorkomende werkzaamheden die door vrijwilligers in en om de accommodatie worden verricht zijn te vatten onder de noemer van:

  • het vervullen van de gastheer – gastvrouwrol in de ruimste zin van het woord
  • het uitvoeren van beheerstaken, zoals schoonmaken, klein onderhoud, maar ook ruimtebeheer, waaronder het reserveren, openen, klaarzetten, opruimen en afsluiten van ruimtes.

Een evaluatiegesprek met vrijwilligers is hét moment om de scholingsvraag boven tafel te krijgen. In deze gesprekken kunnen de noodzaak van scholing en de wederzijdse ideeën en wensen worden uitgewisseld en geïnventariseerd. Denk aan scholingsmogelijkheden zoals:

  • Voor taken die te maken hebben met ontvangst en bediening van bezoekers is er de cursus Sociale Hygiëne. Zoals hiervoor aangegeven is deze cursus zelfs verplicht wanneer er in een accommodatie alcoholhoudende dranken worden geschonken. Per accommodatie moeten er in dat geval minstens twee personen van minimaal 21 jaar in bezit zijn van deze verklaring.
  • Hiermee verwant is de Instructie barvrijwilliger die vrijwilligers die bardiensten vervullen en alcohol schenken moeten volgen. De minimum leeftijd hiervoor is 18 jaar. Deze instructie mag in eigen beheer worden gegeven door bezitters van een diploma Sociale Hygiëne.
  • Voor de rol van gastvrouw en gastheer worden ook trainingen georganiseerd die te maken hebben met receptietaken, presentatie en bediening.
  • Wanneer men vrijwilligers vast wil betrekken bij het onderhoud is het interessant hun vakbekwaamheid te vergroten met een cursus technisch onderhoud.
  • Het beheren van ruimtes en andere financiële- en administratieve handelingen zal, zeker in de grotere accommodaties, geautomatiseerd gebeuren. Vrijwilligers kunnen hiervoor diverse computercursussen volgen. Soms worden deze ‘aan huis’ gegeven.
  • Het ontwerpen en bouwen van een website kan de toegankelijkheid en bekendheid van de accommodatie vergroten. Vrijwilligers kunnen zich hierin scholen.
  • Wanneer het past binnen het beleid om vrijwilligers te belasten met managementtaken, zoals leiding geven aan collega’s, kunnen zij cursussen volgen als coachend leidinggeven of zakelijk leider.

Informeel leren

Sommige vrijwilligers moeten weinig hebben van scholing. Ze hebben er ten slotte vrijwillig voor gekozen om dit werk te doen, niet om naar te school te gaan. Soms heeft dit te maken met tijdgebrek, maar soms ook met de angst dat scholing te hoog gegrepen is. Dit betekent niet dat ze niets willen (bij)leren of dat hen niets geleerd moet worden. Er is immers ook het informeel leren dat min of meer vanzelf gebeurt door te doen, te denken en er over te praten.
Gunstige voorwaarden voor informeel leren kunnen worden gecreëerd door bijvoorbeeld:

  • vrijwilligers met verschillende kwaliteiten te laten samenwerken, zodat ze elkaar aanvullen en van elkaar kunnen leren.
  • vrijwilligers te stimuleren over hun taak na te denken door naar hun ervaringen en verbeterpunten te vragen.
  • Het uitwisselen van ervaringen op het vrijwilligersoverleg.
  • Nieuwe vrijwilligers een ervaren mentor te geven.
  • Het geven van tips en instructies door het bestuur of andere leidinggevenden.
  • Uitwisseling van ervaringen met vrijwilligers uit andere accommodaties. Bijvoorbeeld door de vrijwilligers bij elkaar op bezoek te laten gaan.

Natuurlijk zijn bovenstaande punten ook welbesteed aan vrijwilligers die wèl scholing volgen.

Organisatie scholing

Veel van de eerdergenoemde cursussen worden aangeboden in het kader van de zogenaamde volwasseneneducatie. Ze worden gegeven door de Regionale Opleidings Centra (ROC’s), de vroegere middelbare beroepsopleidingen. Deze ROC’s zijn door het hele land verspreid. Naast de ROC’s zijn er tal van (commerciële) opleidingsinstituten. U vindt ze in de gouden gids of via een zoekmachine op het internet.

Hun cursusaanbod kan echter te algemeen, te specifiek of te theoretisch zijn voor uw vrijwilligers. U kunt dan proberen de scholing ‘op maat’ te laten maken. Opleidingsinstituten gaan tegenwoordig de markt op met hun aanbod. Meestal zijn ze graag bereid een cursus of training te geven die is toegesneden op de wensen van de vrager. In dit verband is het aan te bevelen dat accommodaties hun vragen bundelen om zo de kosten binnen de perken te houden. Bovendien zijn opleidingsinstituten bij voldoende deelname in de regel bereid de scholing in de plaats van de betrokken accommodatie(s) zelf te verzorgen.

Er zijn ook provinciale steunpunten voor dorps- en gemeenschapshuizen zoals ’t Heft in Noord-Brabant die zelf of in samenwerking met een ROC, in dit geval ‘Baronie bedrijfsopleidingen b.v.’ in Breda cursussen op maat aanbieden, zoals bijvoorbeeld de cursussen Uitvoerend manager, Concierge/accommodatie en Leidinggevend manager accommodatie.

Scholingsbeleid

Gezien het belang van de scholing van vrijwilligers doet het bestuur van een accommodatie er goed aan een scholingsbeleid te formuleren. Een middel daartoe is het scholingsplan.
Uitgangspunten van het scholingsplan zijn:

  • de kwaliteitseisen
  • de wettelijke verplichtingen
  • de wensen van de vrijwilligers

Voorbeeld van een scholingsplan voor vrijwilligers

Procedure

  • Het bestuur geeft aan welk belang zij hecht aan scholing en wat ze met scholing wil bereiken.
  • Jaarlijks wordt in functioneringsgesprekken (of anderszins) nagegaan wat de te verwachten en/of de gewenste ontwikkelingen zijn in de taken van de vrijwilligers. Eveneens worden ambities en mogelijkheden uitgesproken en vastgesteld wat sterke en wat zwakke kanten zijn in het functioneren.
  • Het bestuur stelt jaarlijks het scholingsbudget vast.
  • In goed overleg wordt met de vrijwilligers bepaald wie er wanneer voor welke opleiding in aanmerking komt.
  • Het scholingsprogramma wordt volledig uitgevoerd als het scholingsbudget toereikend is. Als dit niet het geval is, is bijstelling onvermijdelijk.
  • Tijdens en na afloop van de scholing gaat het bestuur na of de scholing aan het gewenste doel van de accommodatie en de vrijwilliger heeft beantwoord.

Regels

Aanvraag

Een aanvraag voor het volgen van scholing moet schriftelijk gebeuren. Daarbij moet worden aangegeven:

  • naam, adres, aanvrager
  • datum aanvraag
  • het beoogde opleidingsinstituut
  • naam cursus of opleiding die men wil volgen
  • datum ingang opleiding
  • datum afronding opleiding
  • benodigde opleidingstijd
  • kosten
  • motivatie om aan de scholing deel te nemen
  • samenhang en slagingskans : het belang van de opleiding in relatie tot het takenpakket naast een inschatting van de mogelijkheid om de opleiding succesvol af te ronden.

Op een aanvraag wordt door het bestuur binnen vier weken beslist en schriftelijk ter kennis gebracht.

Beoordelingscriteria

  • de doelstelling van de organisatie en het voor scholing beschikbare budget
  • de afspraken gemaakt over scholing tijdens de functioneringsgesprekken
  • de samenhang van de opleiding met de huidige of toekomstige taken en de capaciteiten van de aanvrager
  • de te verwachten resultaten
  • de kosten en de duur van de scholing

Studiefaciliteiten en terugbetalingsregeling

  • Het bestuur geeft een tegemoetkoming van 100% in de directe opleidingskosten zoals schoolgeld en boeken/materialen. Reiskosten en andere met de opleiding verbonden kosten komen voor een nader overeen te komen deel voor vergoeding in aanmerking.
  • Bij slecht functioneren van de vrijwilliger tijdens de scholing kan het bestuur besluiten de studiefaciliteiten in te trekken.
  • In bepaalde gevallen, ter beoordeling van het bestuur, kunnen zich omstandigheden voordoen waarin de vrijwilliger de tegemoetkoming moet terugbetalen: 1) indien de vrijwilliger de opleiding onverhoopt niet afmaakt en 2) indien de vrijwilliger de organisatie verlaat.
  • voor de afronding van de opleiding moet het hele bedrag worden terugbetaald
  • na een jaar na afronding 75%
  • na twee jaar 50%
  • na drie jaar 25%

In uitzonderingsgevallen, ter beoordeling van het bestuur, kunnen zich omstandigheden voordoen waardoor van bovenstaande terugbetalingsregeling kan worden afgeweken.