Sponsoring

Sponsoring is een zakelijke overeenkomst waarbij de sponsor een geldbedrag en/of goederen en/of diensten verstrekt, terwijl u zich in diezelfde overeenkomst verplicht tot het leveren van een tegenprestatie.
Tegenprestaties zijn er in diverse vormen, afhankelijk van de aard van uw organisatie, het project en de sponsor. Bedrijven en organisaties zien sponsoring in toenemende mate als een mogelijkheid om zich als een maatschappelijk betrokken organisatie te profileren. Het is daarom zaak dat u aangeeft op welke wijze de sponsor die betrokkenheid kan tonen en welke ruimte hem wordt geboden om zich te profileren.

Het vinden van sponsors is niet gemakkelijk en kost veel tijd. U zult zich moeten verdiepen in wie uw sponsors zouden kunnen zijn, welke verlangens zij hebben en met welke mogelijkheden u daarop in kunt spelen. De door u geselecteerde sponsors zult u daarna zakelijk moeten benaderen. Het helpt daarbij als u het bedrijf of de betrokken organisatie kent en vooral ook diegene die over de sponsoraanvraag beslist.

Sponsoring is een serieuze zaak. Dat betekent ook dat uw eigen organisatie voor de volle 100% op orde moet zijn. Slordigheden of vergeten zaken kunnen bij een sponsoraanvraag fataal zijn. Omdat het werven van sponsors vaak een tijdvretende aangelegenheid is kiezen organisaties met personeel er vaak noodgedwongen voor niet hen, maar (een groep) goed ingevoerde vrijwilligers hiermee te belasten.

Wanneer er een mogelijke sponsor is gevonden formuleert u de aanvraag in een kort maar goed omschreven plan. Daarbij moet u rekening houden met de volgende algemene verlangens van sponsoren:

  • het plan geeft een duidelijk overzicht van de faciliteiten die u de sponsor kunt bieden of biedt.
  • de mogelijkheid van eigen inbreng.
  • een reële belofte en een reële vraagprijs.
  • evenwicht tussen prestatie en tegenprestatie.
  • branche exclusiviteit (geen sponsoring door andere bedrijven in dezelfde branche).

In het plan formuleert u uw aanbod. Het is aan te bevelen flexibel te zijn door een keuze uit meerdere ‘pakketten’ te bieden. Dit maakt niet alleen een doordachte indruk, het vergroot ook de kans dat er voor de sponsor een (financieel) passend pakket bij zit.

In de taal van het sponsorjargon noemt men de keuze uit verschillende pakketten welke rechten u aan een sponsor wilt verlenen. Men onderscheidt drie soorten rechten:

  • communicatieve rechten (dat wat bijdraagt aan de naamsbekendheid van de sponsor)
  • associatieve rechten (de sponsor verbindt zijn merk met uw activiteiten)
  • hospitality rechten (de sponsor krijgt bijvoorbeeld vrijkaartjes voor personeel of relaties).

Selectie van potentiële sponsors

Maak een lijst van bedrijven die benaderd kunnen worden. Gebruik hiervoor uw persoonlijke relaties en uw relatienetwerk. Maak ook gebruik van relaties van uw gebruikers, vrijwilligers, donateurs, etc. (het is niet de bedoeling dat zij zelf het contact leggen, gebruik alleen hun ingangen). Bedrijven buiten de netwerken zijn te vinden via de Kamer van Koophandel. Bedenk, als u niemand in de organisatie op dit niveau persoonlijk kent, welke persoon u benadert. Denk niet alleen aan de algemeen directeur, maar ook aan de commercieel directeur en PR mensen.

Het sponsorvoorstel

Een voorstel aan een sponsor kan als volgt worden opgebouwd:
Het aanbod:

  • in een duidelijke, puntsgewijze omschrijving.
  • uw aanbod nogmaals, nu in een schematische samenvatting.
  • leg verband tussen uw activiteit, organisatie en de marketingdoelstelling van het bedrijf.
  • koppel de gevraagde sponsorbijdrage aan de tegenprestatie (de diensten) die u levert.
  • geef inzicht in de begroting van de activiteit en de plaats van de gevraagde sponsorbijdrage daarin.
  • laat blijken dat de begroting van uw activiteit met de gevraagde sponsorbijdrage sluitend is.
  • de beoogde periode.
  • informatie over uw organisatie: hoe is deze opgebouwd en wat is de garantie voor een goede uitvoering?

Het project of activiteit waarvoor u sponsoring zoekt:

  • vermijd vakjargon. De lezer is misschien niet bekend met de materie.
  • geef aan waarom het voorstel interessant is voor de eventuele sponsor.
  • benoem daarbij ook de maatschappelijke effecten.
    noem successen uit het verleden zoals bezoekersaantallen en de – uitstraling van uw activiteiten.
  • onderbouw alles met cijfers.

Presentatie aan de sponsor

Doe dit altijd in een persoonlijk gesprek. Presenteer eerst uzelf en de organisatie. Vervolgens kort het voorstel, daarbij inspelend op de behoeften van het bedrijf. Bedenk dat foto’s en tekeningen e.d vaak meer zeggen dan een lang verhaal.

Wees betrouwbaar, luister goed en stel u flexibel op. Doe geen toezeggingen waarover u niet goed heeft nagedacht of die u niet na kunt komen.

Probeer tot afspraken te komen. Maak notities en stuur na afloop een verslag van het gesprek.

Mocht u tot afspraken zijn gekomen, stel dan een bevestigingsbrief op waarin de naam van het bedrijf, de contactpersoon, de afspraken en de tegenprestatie worden weergegeven. Vraag een ondertekend exemplaar als bevestiging retour.

Tips
  • kijk eerst naar bedrijven in uw eigen omgeving.
  • hanteer de huisstijl van de sponsor.
  • wees efficiënt en wed op meerdere paarden.
  • kom beloften altijd na.
  • oefen ‘thuis’ de presentatie aan de sponsor d.m.v. een rollenspel
Valkuilen
  • te laat starten met het werven van gelden.
  • te weinig aandacht besteden aan de achtergrond van een bedrijf.
  • te grote afhankelijkheid van sponsoring.
  • geen afspraken maken over de gevraagde sponsorbijdrage als tegenprestatie.
  • uw eigen organisatie staat niet 100% achter sponsoring.

De website Fondsenwerving online bevat ook informatie over het werven van sponsors.

Bijlagen

Klik hier voor een artikel met praktische tips en informatie om sponsoring te realiseren in dorpshuizen, wijkcentra en MFA’s.

Klik hier voor een voorbeeld van een overeenkomst voor bordsponsoring.