Vrijwilligers

Wanneer er nieuwe vrijwilligers nodig waren lag het voor de hand hier bekenden voor te benaderen. Met een beetje geluk zeiden ze nog ‘ja’ ook. En als je veel geluk had bleken ze alle voorkomende taken te willen doen en niet op een uurtje meer of minder te kijken. Helaas gaat dat vandaag de dag niet meer zo gemakkelijk en bovendien wordt dit type vrijwilliger steeds zeldzamer. Maar dat wil tegelijk niet zeggen dat men geen vrijwilligerswerk meer wil doen. Uit onderzoek blijkt dat je tegenwoordig meer succes hebt als je vrijwilligers anders benadert. Zo wil men goed geïnformeerd worden, een duidelijke taakomschrijving hebben, weten hoeveel tijd het kost, tijdstippen die aan de vrijwilligers zijn aangepast en betrokken worden bij beslissingen. Over andere zaken wil men wel geïnformeerd worden, maar dan simpel en in ieder geval zo weinig mogelijk middels vergaderingen.

Een andere benadering

a. Informeren

Voordat u nieuwe vrijwilligers gaat vragen moet u ze goed informeren. Men moet zich verbonden gaan voelen met de accommodatie. Geef informatie over onderwerpen als:

  • de functie die de accommodatie heeft voor de gemeenschap
  • wie de gebruikers zijn en wat de bezettingsgraad is
  • de organisatiestructuur en het beheer
  • de ontstaansgeschiedenis
  • wensen en behoeften
  • een toekomstvisie
  • en natuurlijk uitgebreid aandacht voor de rol van de vrijwilligers: de taken, de inzet, de voorzieningen en waarom het aantrekkelijk is om vrijwilliger te zijn. Compleet met (voor)rechten en voor het werk noodzakelijke plichten.
  • Die informatie kan op een A4-tje, een foldertje is wat luxer. Het kan ook in de vrijwilligerswijzer of op de website van het gemeenschapshuis.

b. interesse wekken

U heeft de potentiële nieuwe vrijwilligers nu geïnformeerd. Daardoor zullen ze sneller ‘ja’ zeggen als u ze uitnodigt voor een vrijwilligers- of kennismakingsavond. Het is altijd het beste mensen persoonlijk te vragen. Laat merken dat hun aanwezigheid zeer op prijs wordt gesteld! Denk voor het programma van zo’n avond aan:

  • Het bestuur kan de informatie die al schriftelijk is verspreid kort herhalen en met persoonlijke ervaringen omkleden .
  • Geef een rondleiding door het gebouw. Vertel intussen over recente aanpassingen en vergeet de plannen niet.
  • Stel bestuursleden en vrijwilligers voor en laat een aantal (alleen of in groepjes) vertellen over hun werk voor- en betrokkenheid bij de accommodatie.
  • Benadruk de functie die de accommodatie voor de gemeenschap heeft. Maak duidelijk dat het alleen maar kan bestaan als er voldoende draagvlak is.
  • -Benadruk ook het eigen belang, wat hebben ze er zelf aan?
  • Pols de aanwezigen op hun interesse. Geef volop ruimte voor vragen.
  • Bied ze de mogelijkheid een tijdje op proef mee te draaien.
  • Zorg dat het een gezellige bijeenkomst wordt. Denk ook aan een kort optreden, een demonstratie of activiteit.

Meewerken

Het is u gelukt een of meerdere vrijwilligers voor werkzaamheden in de accommodatie te interesseren. Nu moet u heldere afspraken maken zodat de vrijwilligers ook daadwerkelijk aan de slag kunnen gaan. Daarbij is het volgende van belang:

  • Overleg over de inhoud van de taak en zorg dat die aansluit bij de mogelijkheden en de interesse van de nieuwe vrijwilliger.
  • Beschrijf de werkzaamheden simpel en concreet en geeft daarbij eerlijk de leuke en minder aangename kanten weer.
  • Zorg aansluitend voor een duidelijke taakomschrijving. Daarbij geeft u aan welke tijdsinvestering nodig is.
  • Verder spreekt u af wanneer er geëvalueerd wordt. Als u dat niet doet ontstaat misschien de indruk voor onbeperkte tijd gevraagd te zijn. Dat is voor velen beangstigend.
  • Zorg er voor dat duidelijk is waar men met vragen en klachten terecht kan.

Aanvullende maatregelen

  • U geeft nieuwe vrijwilligers in ieder geval tijdens de proefperiode een eigen mentor.
  • Desgewenst probeert u de beginners tijdens de proefperiode met bekenden te laten werken of als dat niet kan in tweetallen.
  • Waar dat mogelijk is werkt u met pools, zodat mensen voor elkaar kunnen inspringen en dat ook onderling kunnen regelen.

Na de proefperiode

Vrijwilligers krijgen is al een kunst maar ze in de beginfase niet voortijdig laten afhaken is dat niet minder. Ook daar moet u dus tijd in investeren. Bedenk dat de tijd die hieraan besteed wordt doorgaans geringer is dan die nodig is voor het werven van nieuwe vrijwilligers.
Evalueer op het vooraf overeengekomen moment. U kunt dit doen met de nieuwe vrijwilligers afzonderlijk of in een groep.

  • Vraag wat ze leuk vonden en wat niet, respectievelijk wat nog moeilijk was.
  • Informeer ook of ze ideeën hebben waardoor de taak beter of makkelijker kan worden uitgevoerd.
  • Pas de taak eventueel aan of zoek een andere taak.
  • Vraag of ze bereid zijn door te gaan.
  • Laat vrijwilligers die aangeven er mee te willen stoppen niet gelijk vallen. Misschien dat ze later wel weer beschikbaar zijn.
  • Voer exitgesprekken en leer daarvan.

Vasthouden van vrijwilligers

Als het goed is heeft de organisatie veel tijd gestoken in het werven en begeleiden van (nieuwe) vrijwilligers. Dit is van belang om van komende vrijwilligers blijvende vrijwilligers te maken. Dat geldt ook voor de ‘ kort klussende’ vrijwilligers. Zij kunnen de smaak te pakken hebben gekregen en willen zich misschien opnieuw aan de organisatie verbinden. Besturen doen er dus goed aan de vrijwilligers die ze hebben te koesteren. Voor het behouden van vrijwilligers hieronder een aantal tips:

  • Geef oprechte aandacht, spreek uw waardering uit. Dat motiveert vaak meer dan geld.
  • Betrek de vrijwilligers bij het beleid; raadpleeg ze in elk geval altijd over zaken die hun taken direct raken.
  • Maak jaarlijks een vrijwilligerswijzer met daarin alles wat de vrijwilliger over het reilen en zeilen van het dorpshuis moet weten.
  • Zorg voor een veilige werkomgeving die aan de ARBO-eisen voldoet, zonder in bureaucratische rompslomp te vervallen. Voorkom verlies van spontaniteit.
  • Zorg in verband met het voorgaande in ieder geval voor een deugdelijke verzekering.
  • Bied opleidingsmogelijkheden gericht op het werk van de vrijwilliger. (laagdrempelig, dichtbij huis, kort en praktijkgericht. Niet vrijblijvend.)
  • Vergoed gemaakte kosten, voorkom voorschieten of zelf bijlappen.
  • Een gezellige avond of dag is goed voor het “wij-gevoel”.
  • Een attentie bij een verjaardag en een kaartje bij ziekte spreekt de meeste mensen aan.
  • Als u iets wilt doen als blijk van waardering, doe dan moeite voor iets bijzonders. Men herkent dat u er uw best voor heeft gedaan. Dat geeft het gevoel serieus genomen te worden.
  • Iets bijzonders is niet hetzelfde als iets kostbaars.
  • Trek rond de feestdagen één lijn: maak geen onderscheid in kerstpakketten voor vrijwilligers en betaalde krachten.
  • Neem klachten serieus en probeer ze voor ieder zichtbaar op te lossen. Als oplossen niet mogelijk is, dan aangeven waarom dat zo is.