Werkoverleg

Werkoverleg is geregeld overleg tussen medewerkers. Het vormt de rode draad door de activiteiten van betaalde medewerkers en vrijwilligers. Het heeft ten doel de uitvoering van activiteiten doelmatig te laten verlopen. In het werkoverleg worden afspraken gemaakt en werkzaamheden op elkaar afgestemd. Werkoverleg is functioneel. Het ziet toe op dingen die nu of binnenkort dienen te gebeuren, zonder dat het handelen wordt voorzien van een breder kader of een toekomstperspectief. Goed georganiseerd werkoverleg is een voorwaarde voor het goed reilen en zeilen van een accommodatie.

  • Werkoverleg vindt plaats tussen personen die direct met de dagelijkse uitvoering van het werk te maken hebben. Dat zijn de uitvoerders én de direct leidinggevenden die voor de uitvoering verantwoordelijk zijn.
  • Het wordt gevoerd ten behoeve van de voortgang van het werk in de zeer nabije toekomst. De uitkomsten ervan moeten dan ook in direct handelen omgezet kunnen worden.
  • Het moet zijn ingebed in bestaand beleid en eerder gemaakte afspraken.
  • Werkoverleg is écht overleg. Ideeën, suggesties en oplossingen voor de uitvoering van werkzaamheden moeten door elke deelnemer naar voren kunnen worden gebracht.
  • Werkoverleg wordt meestal met een groep van meerdere medewerker tegelijk gevoerd. Soms is er echter aanleiding voor overleg tussen twee personen. Bijvoorbeeld om snel op een situatie in te kunnen spelen waarbij twee personen moeten samenwerken
  • Als men in het werkoverleg in alle veiligheid aan collega’s hulp en advies kan vragen levert dat leermomenten op. In later werkoverleg kan daarop worden teruggekomen zodat er een evaluatie ontstaat. Werkoverleg heeft daarom elementen van intervisie.
  • Werkoverleg heeft geen beoordelende aspecten.

Deelnemers

Werkoverleg wordt gevoerd tussen de direct betrokkenen bij de uitvoering. Dat zijn personeelsleden en/of vrijwilligers en zij die de verantwoordelijkheid dragen, zoals de beheerder, de directeur of een bestuurslid. In een grote accommodatie zal misschien nog een tussenpersoon worden ingeschakeld, bijvoorbeeld een assistent beheerder. In een kleine accommodatie zal de lijn vaak korter zijn, wat de communicatie tussen de verschillende geledingen ten goede komt. Bijvoorbeeld door het deelnemen van een meewerkend bestuurslid.
Deelname van personeel dat niet in dienst is van de accommodatie kan ook. Bijvoorbeeld gedetacheerde medewerkers vanuit de gemeente of een welzijnsinstelling. Of stagiaires en vrijwilligers die via een traject van sociale activering zijn ‘ingestroomd’. In dergelijke gevallen is het belangrijk dat goed is geregeld dat de praktische werkbegeleiding de verantwoordelijkheid van de accommodatie is.

De organisatie

Werkoverleg moet vooraf worden gepland en gekoppeld aan de taakverdeling en de werkroosters. De voorzitter van het overleg is in de regel de beheerder. Deze moet een agenda voorbereiden met vaste punten en met ruimte voor eigen inbreng (zie onderstaand voorbeeld).

Relatie met andere overlegvormen

Werkoverleg kan ook worden gezien als onderdeel van het personeelsbeleid. Weliswaar onderscheidt het zich van andere overleggen in dat kader omdat het uitdrukkelijk over de uitvoering gaat. Maar de in het werkoverleg geuite vragen en ideeën kunnen gebruikt worden en zullen zelfs soms aanleiding zijn voor andere gesprekken, zoals een evaluatiegesprek, een functioneringsgesprek, een beoordelingsgesprek of een loopbaangesprek.

Voorbeeld van een agenda voor werkoverleg:

Agenda werkoverleg d.d. 10 maart 2005

Dorpshuis ‘Eigen Huis’, Warmerdam

Beste medewerkers,

Hierbij nodig ik jullie uit voor het gezamenlijk werkoverleg om 14.00 uur in vergaderzaal 2. Naast de vaste onderwerpen komen we op verzoek van enkelen terug op eerder besproken zaken. We willen het overleg uiterlijk om 16.00 uur afronden.

  1. Welkom + Opening
  2. Bespreking verslag 24 februari 2005 (in jullie postbakjes)
  3. Bespreking werkrooster week 12 en 13
    (taakverdeling nieuwe vrijwilligers woensdag en donderdag)
  4. Informatieavonden bestemmingsplan Warmerdam april / mei
    (bijlage: aankondiging gemeente)
  5. Overlast jongeren omgeving dorpshuis
    (bijlage: verslag bestuur van overleg met politie en dorpsbewoners d.d. 12 februari)
  6. Hoe om te gaan met rookverbod?
    (toelichting Erik en Yvonne n.a.v. onduidelijkheid bij leden ouderenbond)
  7. Rondje persoonlijke vragen/ opmerkingen en ervaringen
  8. Agendapunten volgend werkoverleg
  9. Sluiting (16.00 uur)

Met vriendelijke groet
Cor Visser
Hoofd Beheer ‘Eigen Huis’