Bestuur en beleid

Besturen van een welzijnsaccommodatie is niet ingewikkelder of gemakkelijker dan het besturen van willekeurig welke andere organisatie. Een bestuur van een welzijnsaccommodatie heeft een bepaald doel voor ogen, er staan haar een organisatie en middelen ter beschikking en ze moet rekening houden met de wensen van de gebruikers en andere betrokkenen. Het werkplan is een handig en onmisbaar hulpmiddel bij dit (besturings)proces.

Beleid- en werkplan

In beleidsplannen zet een bestuur neer welke beleid ze de komende periode, meestal vier jaren, wil uitvoeren. Het bestuur geeft daarin aan wat de accommodatie gelet op de huidige omstandigheden en toekomstige ontwikkelingen wil bereiken, op basis van welke keuzen en langs welke weg. Jaarlijkse werkplannen vertalen die bestuurlijke voornemens in concrete acties. Naarmate meer jaren van het beleidsplan zijn verstreken neemt de invloed van actuele ontwikkelingen op het werkplan toe en zullen de jaarlijkse werkplannen meer en meer gebaseerd zijn op recente (vooral financi?le) gegevens. Het beleidsplan zal dan vooral als toetsteen dienen.

Functies werkplan

  • De eerste functie van het werkplan is: datgene wat beoogd wordt inventariseren, formuleren en vervolgens toetsen of het past bij het overige beleid.
  • De tweede functie is de uitvoering te regelen door globaal aan te geven wie, wat, wanneer, hoe en waarmee moet uitvoeren.
  • De derde functie is de controlemogelijkheid en de bijstelling: nagaan of de besluiten goed en naar hun bedoelingen zijn uitgevoerd.
  • Tenslotte is de vierde functie van het werkplan die van evaluatie: het beleid bijstellen. Besluit, uitvoering en controle worden getoetst. Die toetsing is niet alleen om te bepalen of het beter of anders had gekund, maar ook om te zien of het beleid bijstelling behoeft.

Organisatie

Bij een kleine accommodatie met een overzichtelijk activiteitenaanbod hoeft niet veel overhoop te worden gehaald om het werkplan voor het bestuur op te zetten en uit te voeren. De uitvoering wordt door de bestuursleden zelf gerealiseerd en door eigen waarneming gecontroleerd. Gaat er iets niet goed dan zijn de lijnen naar elkaar zeer kort.

In een grote organisatie moet de uitvoering, controle en bijstelling van het werkplan goed worden georganiseerd. Voor de dagelijkse gang van zaken betekent dat:

  1. De voortgang van de activiteiten voor elke bestuursvergadering agenderen.
  2. Commissies en andere uitvoerenden periodiek te laten rapporteren.
  3. Regelmatig (bijvoorbeeld wekelijks) overleg met de uitvoerder(s).
  4. Verantwoordelijke uitvoerders bij de bestuursvergaderingen aanwezig te laten zijn als hun activiteiten aan de orde zijn.

Voor de controle na afloop valt te denken aan:

  1. Een jaarlijkse beleidsevaluatie om te toetsen of de accommodatie nog op koers ligt.
  2. Een kwaliteitspanel van de vaste (grotere) gebruikers de kwaliteit laten toetsen.
    In bepaalde situaties kan een bestuur er voor kiezen om een (werkplan)commissie te benoemen. Bijvoorbeeld wanneer voor de eerste keer een werkplan wordt geschreven. De centrale regie komt dan bij die commissie te liggen. Eventueel kan een bestuur besluiten deze (werkplan)commissie aan te vullen met mensen van buiten de accommodatie, op basis van deskundigheid en betrokkenheid.

Voorbeeld bestuurswerkplan

Een voor iedere accommodatie geldend voorbeeld is niet te geven, daarvoor zijn de verschillen te groot. Wel kan aan de hand van een voorbeeld duidelijk worden gemaakt hoe een werkplan eruit kan zien. Voor dit voorbeeld kiezen we de denkbeeldige accommodatie ‘Eigen Huis’ in Warmerdam. ‘Eigen huis’ is een middelgrote accommodatie met de volgende structuur:

  1. Qua bestuurstype is er sprake van een Bestuur op afstand. Dat wil zeggen dat er een Algemeen en een Dagelijks Bestuur is. Het Algemeen Bestuur neemt in hoofdzaak de beleidstoetsing en evaluatie voor haar rekening.
  2. Het Dagelijks bestuur houdt zich bezig met de besluitvorming en de voorbereiding daarvan. Bovendien controleert zij de uitvoering en de voortgang.
  3. Omdat Eigen Huis dit jaar voor het eerst een werkplan maakt heeft het bestuur besloten een (werkplan)commissie te benoemen die de regie namens het bestuur voor het eerste jaar zal voeren.
  4. Het bestuur heeft haar verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken voor wat betreft de barexploitatie en het beheer van gebouw en inventaris gedelegeerd aan twee bestuurscommissies. Dit zijn de BestuursCommissie Barbeheer (BCB) en de BestuursCommissie Gebouw en inventaris (BCG). Deze commissies maken aparte werkplannen. Kijk ook bij werkplan Medewerkers.
  5. Alle in het voorbeeld gebruikte afkortingen:
    Algemeen Bestuur AB
    Dagelijks Bestuur DB
    Bestuurscommissie Gebouw en Inventaris BCG
    Bestuurscommissie Barexploitatie BCB
    Werkplancommissie WPC

Download hier een voorbeeld van een bestuurswerkplan.