Werkplan bestuur en beleid

Geactualiseerd april 2019

In het beleidsplan zet een bestuur neer welke beleid ze de komende periode, meestal vier jaren, wil uitvoeren. Het bestuur geeft daarin aan wat de accommodatie gelet op de huidige omstandigheden en toekomstige ontwikkelingen wil bereiken, op basis van welke keuzen en langs welke weg.

Van beleidsplan naar werkplan

Jaarlijkse werkplannen vertalen voornemens van het bestuur in concrete acties. Door die per maand te formuleren kan het bestuur goed overzicht houden.
Naarmate een aantal jaren van het beleidsplan is verstreken neemt de invloed van actuele ontwikkelingen op de werkplannen toe. Het beleidsplan dient dan vooral als toetssteen.

Functies van het werkplan

  • Datgene wat beoogd wordt inventariseren, formuleren en toetsen of het past bij het overige beleid;
  • De uitvoering regelen door globaal aan te geven wie, wat, wanneer, waarmee en hoe moet uitvoeren;
  • Nagaan of de besluiten goed en naar hun bedoelingen zijn uitgevoerd;
  • Het beoogde doel evalueren en eventueel bijstellen.

Organisatie

Bij een kleine accommodatie met een overzichtelijk activiteitenaanbod hoeft niet veel overhoop te worden gehaald om het werkplan voor het bestuur op te zetten en uit te voeren. De uitvoering wordt door de bestuursleden zelf gerealiseerd en door eigen waarneming gecontroleerd. Gaat er iets niet goed dan zijn de lijnen naar elkaar zeer kort.

In een grote organisatie moet de uitvoering, controle en bijstelling van het werkplan goed georganiseerd worden. Voor de dagelijkse gang van zaken betekent dat:

  1. De voortgang van de activiteiten in het werkplan elke bestuursvergadering agenderen;
  2. Commissies en andere uitvoerenden periodiek te laten rapporteren;
  3. Regelmatig overleggen met de uitvoerder(s);
  4. Verantwoordelijke uitvoerders bij de bestuursvergadering aanwezig laten zijn als hun activiteit aan de orde is.

Voor de controle na afloop valt te denken aan:

  1. Een jaarlijkse beleidsevaluatie om te toetsen of de organisatie nog op koers ligt;
  2. Een kwaliteitspanel van vaste, grotere gebruikers de kwaliteit laten toetsen;
  3. Een werkplancommissie benoemen, eventueel aangevuld met externe deskundigen, bijvoorbeeld wanneer voor de eerste keer een werkplan wordt geschreven.

Voorbeeld bestuurswerkplan

Voor dit voorbeeld kiezen we een middelgrote accommodatie met de volgende structuur:

  1. Er is sprake van een Bestuur op afstand. Dat wil zeggen dat er een Algemeen en een Dagelijks Bestuur is. Het Algemeen Bestuur neemt in hoofdzaak de beleidstoetsing en evaluatie voor haar rekening.
  2. Het Dagelijks bestuur houdt zich bezig met de besluitvorming en de voorbereiding daarvan. Bovendien controleert zij de uitvoering en de voortgang.
  3. Omdat Eigen Huis dit jaar voor het eerst een werkplan maakt heeft het bestuur besloten een (werkplan)commissie te benoemen die de regie namens het bestuur voor het eerste jaar zal voeren.
  4. Het bestuur heeft haar verantwoordelijkheid voor de barexploitatie en het beheer van gebouw en inventaris gedelegeerd aan twee bestuurscommissies. Dit zijn de Bestuurscommissie Barbeheer en de Bestuurscommissie Gebouw en inventaris. Deze commissies maken aparte werkplannen.

Verklaring van de in het voorbeeld gebruikte afkortingen:

AB = Algemeen Bestuur
DB = Dagelijks Bestuur
BCG = Bestuurscommissie Gebouw en Inventaris
BCB = Bestuurscommissie Barexploitatie
WPC = Werkplancommissie

Download hier het voorbeeld van het werkplan bestuur en beheer.

In de Vraagbaak staan ook werkplannen voor Gebouw en inventaris, Medewerkers, Public relations en Barexploitatie.