Gebouw en inventaris

Een gebouw en inventaris in goede conditie houden gaat niet vanzelf. Gebouw en inventaris staan voortdurend bloot aan ouderdom en verval, veroorzaakt door intensief gebruik, de omgeving en als het specifiek om het gebouw gaat, klimatologische omstandigheden zoals storm, wind, zonlicht en vorst. Onderhoud voorkomt een te snel proces van veroudering, verval en slijtage. En nog belangrijker, als schade niet bijtijds wordt gezien en hersteld kan er vervolgschade ontstaan die vaak groter is dan de oorspronkelijke schade.

Er worden twee soorten onderhoud onderscheiden:

Dagelijks onderhoud, nodig om het gebouw in originele staat en de inventaris gebruiksklaar te houden. Onder dagelijks onderhoud vallen het schoonmaken en het correctief onderhoud.
Het correctief onderhoud is gericht op het handhaven van de oorspronkelijke technische kwaliteit.
Preventief onderhoud is het onderhoud dat nodig is om gebouw en inventaris bij de tijd te houden.

Dagelijks onderhoud

Het is onvermijdelijk dat er in een gebouw waar elke dag wisselende activiteiten plaatsvinden onderdelen defect raken. Defecten kunnen ontstaan door normale slijtage maar ook doordat gebruikers schade aanrichten. Iedereen die te maken heeft met het beheer van een gebouw maakt mee dat de verlichting het begeeft, dat er iets misgaat met het sanitair of dat hang- en sluitwerk van de deuren niet meer werkt. Deze kleine gebreken moeten zo snel mogelijk verholpen worden. Het gebouw en de inventaris moeten immers altijd toonbaar en bruikbaar zijn en vervolgschade moet worden voorkomen. Er bestaan meerdere manieren om dit onderhoud goed te organiseren. Het gebruik van een wekelijkse inspectielijst mag als een illustratie van een goede aanpak dienen. Hierbij wordt een persoon verantwoordelijk gesteld voor signalering en uitvoering.

Preventief onderhoud

Preventief onderhoud wil zeggen dat er op tijd de juiste maatregelen worden genomen om mankementen en/of beperkingen in de toekomst te voorkomen.
De pijlers van goed preventief onderhoud worden gevormd door:

  • regelmatige inspectie door een vast persoon
  • signalering van nieuwe eisen (wetgeving) en nieuwe ontwikkelingen
  • controle op een juist gebruik

Preventief onderhoud is geen zaak van een jaar of periode. Afhankelijk van de wijze waarop een organisatie omgaat met de verschillende factoren zoals die hieronder bij organisatie van het onderhoud zijn beschreven, kan dit verschillend worden aangepakt. Een goede manier is het opstellen van een meerjarenplan onderhoud. Dit is een stappenplan waarmee op systematische wijze de onderhoudsnoodzaak in kaart wordt gebracht.
De stappen die hiervoor moeten worden gezet zijn:

  • inventariseren
  • inspecteren
  • toekennen van kengetallen t.b.v. meerjarenplan
  • vertalen van meerjarenplan in jaarplannen
  • begroten kosten jaarplannen

Organisatie van het onderhoud

Is de accommodatie gehuurd, of zijn meerdere huurders gezamenlijk verantwoordelijk voor het beheer, dan zullen de verschillende onderhoudsverplichtingen contractueel zijn vastgelegd. Is het bestuur eigenaar of hoofdhuurder dan kan afhankelijk van de omvang van de accommodatie, de grootte van de organisatie en het aantal personeelsleden en vrijwilligers het bestuur de verantwoordelijkheid voor het onderhoud zelf dragen of (gedeeltelijk) delegeren. In het beleidsplan is hierover een keuze gemaakt. Maar het kan ook zijn dat door veranderende omstandigheden die keuze moet worden herzien:

Een voorbeeld van de veranderende omstandigheden kan zijn dat de accommodatie door een gemeentebestuur wordt afgestoten en het bestuur eigenaar wordt van het pand, of met een andere verhuurder te maken krijgt.

Daarnaast is het een keuze of een bestuur zelf uitvoerend wil zijn of dat het alleen op afstand en op hoofdlijnen bestuurt en de uitvoering delegeert naar een bestuurscommissie of aan de beheerder.

Bij kleine en middelgrote accommodaties is het praktisch om de verantwoordelijkheid voor het werkplan Beheer Gebouw en Inventaris te leggen bij de beheerder, een bestuurslid met bouwkundige kwaliteiten en/of de penningmeester. Een bestuurscommissie Beheer Gebouw en Inventaris, bijgestaan door adviseurs, is een zwaardere vorm voor middelgrote en grote accommodaties.

Wanneer er een beheerder is wordt deze meestal verantwoordelijk gesteld voor de uitvoering van de voornemens in het werkplan. Afhankelijk van de grootte van de organisatie, de omvang van het personeel, de stijl van besturen en dergelijke, kan het bestuur de beheerder met een bestuurscommissie ondersteunen en eventueel betaalde adviseurs inhuren.

Ontwikkelingen

Door de jaren heen worden er andere eisen aan gebouw en inventaris gesteld. Extra gecompliceerd wordt het als de functie van een of meer ruimtes wijzigt. Omdat een gebouw er vaak langer staat dan het doel waarvoor het is neergezet komen die wijzigingen nogal eens voor. Een bestuur doet er daarom goed aan signalen die ontwikkelingen aanduiden op te pikken. Personeelsleden, vrijwilligers, maar ook de gebruikers zijn een bron van kennis en ideeën. U kunt op een of meerdere momenten per jaar een inventarisatie houden. Denk aan een briefje of enquête of een persoonlijke benadering. Voor de betrokkenheid is de laatste weg aan te bevelen.

Als er sprake is van huur is een regelmatig overleg met de verhuurder (vaak de gemeente) van belang. Twee keer per jaar (onderwerpen zijn evaluatie en planning) afgestemd op de beleidsvoorbereiding- en evaluatie bij de verhuurder is wenselijk. Als er sprake is van grote veranderingen (vernieuwing van de accommodatie of bijvoorbeeld de koppeling van gemeentehuis en gemeenschapshuis, zie voorbeeld hierna) is een hogere frequentie nodig. Tenslotte is het van belang dat een bestuur de kunst verstaat om de al bestaande onderhoudsplannen te integreren in aanpassingen en renovatie. Dit scheelt werk en kan financiële voordelen opleveren.

Een recent voorbeeld is de ontwikkeling van de Brede School. Doordat aan het onderwijs in een wijk nieuwe taken worden gekoppeld (een dependance van de bibliotheek of het maatschappelijk werk) doen zich nieuwe kansen voor om de accommodatie op te krikken of een sterkere positie te geven. Je kunt het Gemeentebestuur ook in overweging geven nieuwbouw voor de school te koppelen aan het dorps- of gemeenschapshuis.
Een ander recent voorbeeld betreft de uitbreiding van een gemeentehuis. Door een koppeling tussen het gemeentehuis en de accommodatie te maken konden zowel het gemeenschapshuis als het gemeentehuis extra mogelijkheden bieden. Er kon in het gemeenschapshuis een betere catering en kantinevoorziening voor ambtenaren geboden worden. Ook werd er ruimte bespaard in het gemeentehuis door het wegvallen van de eigen kantine. Daarnaast is de kans aangegrepen om de kwaliteit van de bar en de catering op te waarderen. Bovendien kon de gemeente door uitbreiding van kantoor- en vergadervoorzieningen in het gemeenschapshuis kosten besparen en bijdragen aan de gunstige exploitatie van het gemeenschapshuis.

Voorbeeld Werkplan Beheer Gebouw en Inventaris (G en I):

  • Er is uitgegaan van de kleine tot middelgrote accommodatie “Eigen Huis” te Warmerdam, waar weinig personeel in dienst is om dergelijke taken te vervullen.
  • Qua bestuurstype is er sprake van een Bestuur op afstand met een Algemeen Bestuur en een Dagelijks Bestuur.
  • Het Bestuur heeft een commissie beheer Gebouw en inventaris ingesteld. Er is een beheerder in dienst die uitdrukkelijk samenwerkt met die commissie.
  • Bij de weekinspectie hoort de opdracht voor klein onderhoud aan de technische afdelingen, schoonmaker en dergelijke. Hierbij hoort ook het verzamelen van gegevens voor het meerjarenonderhoudsplan. Het monitoren van de algehele staat van het onderhoud kan 1 keer per kwartaal worden meegenomen. Dit pleit er voor om de inspectie toe te delen aan iemand die deel uit maakt van de Beheerscommissie Gebouw en Inventaris.

Voor de overzichtelijkheid is de weekinspectie ingevoerd tot en met maart. In een definitief jaarschema worden de overige inspecties ingevoerd.

Klik hier voor het voorbeeld werkplan Beheer gebouw en inventaris.