Werktijdenschema

Geactualiseerd april 2007

Veel welzijnsaccommodaties zijn zeven dagen per week van s’morgens vroeg tot s’avonds laat geopend. De openingstijd op weekbasis kan zo gemakkelijk honderd uur bedragen. Als er dan tijdens de openingstijden steeds personeel aanwezig moet zijn dan vraagt dit tenminste een bezetting van 3 personen (full-time). Verdeeld over part-timers en verdeeld over de verschillende voorkomende functies kan dit gemakkelijk oplopen tot een bezetting van tien tot vijftien personen. Leidinggevenden, medewerkers en bezoekers moeten kunnen weten wie er wanneer aanwezig is. Om daar inzicht in te kunnen bieden wordt een zogenaamd werktijdenschema ingevuld.

Bezetting

Het arbeidscontract van personeelsleden gaat uit van een vast aantal uren per jaar dat gewerkt moet worden. Personeel dat rechtstreeks met bezoekers van de accommodatie te maken heeft, zoals de beheerder, zal echter proberen de tijd waarop aanwezigheid gewenst is zo flexibel mogelijk in te delen. Die flexibiliteit is nodig in verband met de geplande openingstijden, de verwachte drukte en het aantal beschikbare personeelsleden. De grenzen aan het flexibel invullen van een werkdag of werkweek worden bepaald door bepalingen uit de CAO en de Arbeidstijdenwet. Globaal moet dan rekening worden gehouden met een maximale werkdag van 12 uur. Er moet rekening worden gehouden met verplichte pauzes. Bij een werkdag van meer dan 5 1/2 uur moet de pauze minimaal 30 minuten in eigen tijd zijn. Bij een werkdag langer dan 10 uur moet de pauze minstens 45 minuten zijn. Splitsing in delen van minimaal een kwartier is mogelijk.

Voor personeel dat niet rechtstreeks met bezoekers te maken heeft, zoals administratief personeel, kunnen de normale kantooruren worden aangehouden. Maar soms zal men toch ook rekening moeten houden met- en de uren proberen af te stemmen op de tijden dat het personeel dat het beheer uitvoert aanwezig is.

Weekstaatjes

Om een zo optimaal mogelijke bezetting te realiseren en belanghebbenden inzicht te geven in de tijden dat iemand aanwezig is, is het noodzakelijk om afspraken te maken. Leidinggevenden en personeelsleden spreken in onderlinge samenhang de wekelijkse werktijden af. Deze worden in een jaarrooster opgenomen. Hierdoor ontstaat het overzicht wie op welk moment in principe in het gebouw aanwezig is. Omdat het afspraken zijn die vooraf voor een langere periode worden gemaakt zijn afwijkingen eerder regel dan uitzondering. Daarom is het gewenst dat steeds aan het einde van de week, voorafgaande aan een volgende werkweek, door alle personeelsleden een weekstaatje wordt ingevuld. Daarin wordt aangegeven hoe de komende week er wat hem/haar betreft gaat uitzien. Deze weekstaatjes worden per persoon in een ordner verzameld en vervangen de weekstaatjes van de voorbije week. De ordner wordt op een voor alle belanghebbenden toegankelijke plaats neergelegd. Als de accommodatie over een receptie beschikt dan is dat de voor de hand liggende plaats. Tijdens kantooruren kan de receptionist de ordner raadplegen en ieder ander bij afwezigheid van de receptionist.

Werktijdenschema

De weekstaatjes kunnen desgewenst worden overgenomen in een overzicht waarop alle personeelsleden staan vermeld. Zo’n overzicht noemt men het werktijdenschema. Maar nodig is dat niet. Weekstaat en werktijdenschema hebben namelijk hetzelfde doel: inzicht geven in wie er wanneer aanwezig is. Uiteraard zullen er accommodaties zijn die de aan- of afwezigheid via de computer regelen. Het principe blijft hetzelfde alleen het papier wordt vervangen door het scherm.

Aan- afwezigheid

Een aanvulling op het weekstaatje, het werktijdenschema of het computerscherm is het bord op een voor iedereen, bezoekers, medewerkers, zichtbare plaats waar de aanwezige medewerkers door middel van een eenvoudige handeling bij binnenkomst aangeven dat ze in het gebouw aanwezig zijn. Een variant of afsplitsing van deze faciliteit is de projectie van de naam van de aanwezige beheerder of hoofdverantwoordelijke op een voor iedereen, bezoekers, medewerkers, zichtbaar (computer)scherm. Meestal direct aan de ingang gesitueerd.
Wat te denken van de aankondiging ‘uw gastheer vandaag is……’ eventueel aangevuld met welke activiteiten er die dag of week zijn. (kijk ook bij bezettingsschema)

Melding verlof en ziekte e.d.

Personeelsleden zullen soms in de weekstaat aangeven dat ze niet aanwezig zijn, bijvoorbeeld omdat ze verlof opnemen. Maar het aanvragen van verlof verloopt uiteraard niet via het weekstaatje. Dit zal altijd via de normale kanalen en afspraken moeten verlopen. Bij een ziekmelding van een medewerker zal de leidinggevende (of het bestuur) er op moeten toezien dat weekstaatjes van de betrokken personeelsleden zonodig worden aangepast.