Werven van personeel

De vacature

Als een bestuur van een buurt- of dorpshuis besloten heeft personeel aan te trekken of een ontstane vacature opnieuw in te vullen, kan op een aantal manieren te werk worden gegaan:

• Intern
  Kan de vacature intern vervuld worden? Het is verstandig om altijd na te gaan of er een interne kandidaat voor de vacante functie is.
• Aanmelding bij het UWV
  Wanneer in het bedrijf een vacature ontstaat, kan de werkgever deze melden bij het Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekeringen (UWV). De vacature wordt dan opgenomen in de vacaturebank. Het UWV kan uit haar bestand van werkzoekenden, sollicitanten naar de werkgever verwijzen.
  N.B. Bedrijven die langdurig werklozen in dienst nemen, kunnen in aanmerking komen voor subsidies en/of premievrijstelling. Ook zijn er enkele subsidiemogelijkheden die betrekking hebben op scholing. Informatie over de verschillende regelingen wordt verstrekt door het UWV.
• Uitzendbureau
  Een tijdelijk personeelsprobleem kan opgelost worden met behulp van een uitzendkracht. Het werken met een uitzendbureau kent een aantal voordelen. Een voordeel is dat de uitzendkracht wel voor de onderneming werkt, maar niet bij het bedrijf in dienst is.
• Adverteren
  Door een personeelsadvertentie te plaatsen bereikt de organisatie een brede doelgroep van mogelijke kandidaten. In verband met de kosten liggen alternatieven via bijvoorbeeld Sociale Media voor de hand.

De advertentie

Wordt besloten voor de functie extern te werven dan wordt een sollicitatieprocedure gestart. De stap naast de benoeming van een sollicitatiecommissie en het opstellen of bijstellen van een functieomschrijving is het opstellen van een advertentie.
In de advertentie moet duidelijk vermeld worden:

• om welke functie het gaat
• aan welke functie-eisen de sollicitant moet voldoen.
• functie-eisen mogen geen betrekking hebben op:
• nationaliteit
• levensovertuiging
• burgerlijke staat
• leeftijd (tenzij dit noodzakelijk is in verband met een goede functievervulling).

Verder moet vanwege de Wet gelijke behandeling uit de tekst van de advertentie blijken dat zowel mannen als vrouwen voor de functie in aanmerking komen. Slechts in uitzonderingsgevallen (en met vermelding van de reden) is onderscheid toegestaan, bijvoorbeeld ingeval de werkgever vrouwen in een bevoorrechte positie wil plaatsen om feitelijke ongelijkheden op te heffen.
Klik hier voor een voorbeeld van een personeelsadvertentie.

Werving

De feitelijke werving is met veel toeters en bellen omgeven. Weliswaar zijn er geen wettelijke regels die de rechten van sollicitanten beschermen maar diverse andere wettelijke regels spelen wel een rol. Verder zijn er verschillende instanties die wel aanbevelingen hebben gedaan om het sollicitatieproces fair te laten verlopen, terwijl in Cao’s soms codes opgenomen zijn, bijvoorbeeld:

• het recht op een eerlijke kans op aanstelling, geen discriminatie;
• het recht op informatie;
• het recht op privacy;
• het recht op vertrouwelijke behandeling van persoonlijke gegevens;
• het recht op een doelmatige selectieprocedure;
• het recht van klacht.

De werkgever en de sollicitant dienen met elkaars belangen rekening te houden. Zo mag de werkgever afgaan op de juistheid van de door de sollicitant verstrekte gegevens. De sollicitant mag gerichte vragen niet bewust onjuist beantwoorden en ook geen gegevens verzwijgen, waarvan hij begreep of had moeten begrijpen dat zij relevant waren voor de te vervullen vacature.

De werkgever mag niet vragen of een sollicitante zwanger is, omdat die vraag in strijd is met de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen. Een sollicitante hoeft op een dergelijke vraag dan ook niet te antwoorden en mag zelfs liegen. Een werkgever mag een geschikte sollicitante ook nooit weigeren op grond van het feit dat zij zwanger is.

Werkgevers die arbeidsgehandicapten in dienst willen nemen vinden re-integratie-instrumenten in de WIA (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen).
De werkgever moet tevens op grond van de Arbeidsomstandighedenwet de werknemer goed inlichten over de aard van het werk en met name over de daaraan verbonden gevaren en veiligheidsregels.

Wet arbeid vreemdelingen

De Wet arbeid vreemdelingen verbiedt de werkgever een vreemdeling arbeid te laten verrichten zonder tewerkstellingsvergunning van het UWV Werkbedrijf. Een vreemdeling is ieder die de Nederlandse nationaliteit niet bezit en niet op grond van een wettelijke bepaling als Nederlander wordt behandeld.

De werkgever heeft geen tewerkstellingsvergunning nodig voor personen met de Nederlandse nationaliteit of die van één van de landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland. De landen van de EER zijn de landen van de Europese Unie, plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Voor deze landen geldt vrij verkeer van werknemers.

Identificatieplicht

Op grond van de Wet op de identificatieplicht zijn werkgevers verplicht:

1. van alle werknemers een kopie van hun identificatiebewijs in de administratie op te nemen en deze op een lijst bij de loonadministratie te bewaren (niet zijnde een rijbewijs);
2. bij indiensttreding naar een identificatiebewijs te vragen;
3. de werknemers op de hoogte te stellen dat zij het identificatiebewijs te allen tijde bij zich dienen te hebben. Hiervoor is een rijbewijs ook voldoende.

Medische keuring

De wet op de medische keuringen beoogt de rechtspositie van de sollicitant te beschermen. De nieuwe Wet medische keuringen bepaalt dat een medische keuring van een sollicitant alleen nog maar is toegestaan als er sprake is van specifieke functie-eisen en er bijzondere voorwaarden omtrent de medische geschiktheid kunnen worden gesteld. Bij medische geschiktheid is te denken aan de bescherming van de eigen gezondheid en veiligheid van de werknemer en die van derden. Zo mag een piloot wel op zijn ogen getest worden, maar niet op een eventuele Hiv-besmetting. Aanstellingskeuringen mogen pas plaats vinden aan het einde van de sollicitatieprocedure. En de medische keuring mag niet worden gebruikt als selectiecriterium.

Bescherming persoonsgegevens

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt niet meer. Kijk hier voor meer info over gegevensbescherming.

Selectieprocedure

De selectieprocedure omvat een 11-tal elementen. Voordat met de eigenlijke selectie kan worden gestart wordt doorgaans een sollicitatiecommissie in het leven geroepen, is de functieomschrijving beschikbaar, de advertentie opgesteld en geplaatst en een plan gemaakt hoe een en ander gedegen te laten verlopen. Hieronder worden de 11 stappen nog eens uitvoerig toegelicht.

1. Sollicitatiecommissie

In de regel bestaat de sollicitatiecommissie uit 3 tot 5 leden. Meestal een of meerdere bestuursleden, de zakelijk leider en indien mogelijk een medewerker van de accommodatie.

Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden kan in overleg tussen het bestuur en zakelijk leider worden besloten dat deze laatste de procedure voor zijn rekening neemt. In dat geval wordt het bestuur niet bij de commissie betrokken. Wel zal er, indien aanwezig, een ander personeelslid bij worden betrokken. De voorzitter van de commissie is verantwoordelijk voor de correcte afwikkeling van de sollicitatieprocedure.

2. Functieomschrijving

Als het gaat om vervanging van een bestaande functie dan zal er in de regel al wel een functie- en taakomschrijving bestaan. Als het om een medewerker voor nieuwe activiteiten gaat zal die eerst moeten worden gemaakt. De functieomschrijving is verder, zonodig, de basis voor een wervingsadvertentie.

3. Advertentie

De volgende elementen vinden hierin hun plaats:

• Informatie over de organisatie en de belangrijkste activiteiten van de accommodatie.
• de inhoud van functie en de naam van de functie.
• de functie-eisen: opleiding en ervaring, maar ook wat er verder van de kandidaat wordt verwacht, zoals zelfstandig kunnen werken of goede contactuele eigenschappen.
• Informatie over de arbeidsvoorwaarden, zoals hoogte van het salaris, aantal verlofdagen en eventuele andere faciliteiten.
• Uitleg over de selectieprocedure. Wie voert de procedure uit,
• De wijze van solliciteren: de periode waarbinnen moet worden gereageerd, of er een curriculum vitae (overzicht van opleiding ervaring en werkzaamheden) moet worden meegestuurd en bij wie nadere informatie kan worden ingewonnen.

4. Planning

De commissie maakt een planning voor de hele periode van de procedure. Hoe meer mensen er zitting hebben in de sollicitatiecommissie, des te belangrijker is het bijtijds de data te reserveren.

5. Selectie

De commissie leest de sollicitatiebrieven en selecteert de kandidaten die zij wil oproepen voor een gesprek. De selectiecritica worden bepaald door de functie-eisen. De sollicitatiebrief en het eventueel meegezonden c.v. worden hieraan getoetst. Maak van deze papieren selectie goede aantekeningen.

Door de selectiecriteria op een rij te zetten kan de commissie plussen en minnen. Op die manier wordt een goed overzicht verkregen van de sterke en zwakke kanten van de kandidaten en heeft men alvast handvaten voor het sollicitatiegesprek.

In de regel worden 3 tot 6 kandidaten geselecteerd voor een gesprek.

Bij het selecteren zorgt de voorzitter ervoor dat de privacy van de kandidaten wordt beschermd. Alleen de leden van de commissie krijgen afschriften van de brieven. Na afloop van de procedure zorgt de voorzitter voor vernietiging van de brieven.

6. Uitnodiging

Nadat de selectie heeft plaats gevonden worden de kandidaten schriftelijk uitgenodigd.

• Geef de dag en het tijdstip aan waarop de kandidaat dient te verschijnen, alsmede de plaats (eventueel een routebeschrijving meesturen).
• Vermeld hoe lang het gesprek gaat duren.
• Stuur eventueel wat informatie mee over de accommodatie.
• Geef aan, voor zover dit nog niet in de advertentie is gebeurd, hoe de procedure zal verlopen (nog een tweede gesprek of een kennismaking met medewerkers en vrijwilligers)

7. Afspraken

De sollicitatiecommissie maakt vooraf heldere afspraken over het voeren van de sollicitatiegesprekken.

• Wat wil de commissie van de kandidaat weten. Afhankelijk van de plus- en minlijst kan bij de kandidaten het accent anders worden gelegd.
• Hoe stel je de vragen? Bijvoorbeeld: Als men echt iets van de kandidaat te weten wil komen moet men hem of haar de antwoorden niet in de mond leggen door suggestieve vragen te stellen. Vermijd ook in te gaan op het privéleven van een kandidaat.
• De rolverdeling binnen de commissie. Wie stelt welke vraag?
• De positie van de sollicitant, zoals de mogelijkheid tot vragen stellen, het recht op informatie over de arbeidsrechtelijke aspecten, maar ook reiskostenvergoeding.
• De beoordelingscriteria voor de vergelijking van de kandidaten achteraf

8. Gesprekken

De sollicitatiebrief en het eventuele curriculum vitae vormen de basis voor het sollicitatiegesprek. De gesprekken duren in de regel maximaal drie kwartier. In het eerste gesprek zal de nadruk vooral liggen op ervaring en vaardigheden in relatie tot de omschreven functie. Eventueel volgt nog een tweede ronde, waarin wat dieper op speciale kanten van de functie en de plaats in de organisatie kan worden in gegaan.

Vragen die dan extra aandacht kunnen krijgen:

• past de sollicitant bij het andere personeel en de vrijwilligers?
• past hij of zij als persoon in ‘de cultuur’ van de accommodatie (bijvoorbeeld voor wat betreft contactuele eigenschappen)?
• is de kandidaat in kwestie voldoende gemotiveerd voor het werken in een accommodatie?

9. Voordracht

Ten slotte maakt de commissie een voordracht voor het bestuur. In de regel meldt zij kort haar conclusies en draagt één kandidaat ter benoeming voor.

10. Benoeming

Het bestuur benoemt de nieuwe medewerker. De benoeming wordt aan de kandidaat meegedeeld. Deze heeft recht op twee of drie dagen bedenktijd. Aanvaardt de kandidaat de benoeming, dan kan nog een medische keuring volgen.

Daarna kan tot aanstelling worden over gegaan. Het bestuur van de accommodatie tekent het arbeidscontract.

11. Afhandeling

De sollicitatiecommissie schrijft de andere kandidaten af. In ieder geval moeten de kandidaten die een gesprek hebben gehad een gemotiveerde afwijzing krijgen.

Bij de afwijzing worden de originele sollicitatiebrieven mee terug gestuurd. De commissie zorgt ervoor dat eventuele kopieën worden vernietigd.