Wat kost het om ons buurt- of dorpshuis draaiende te houden en waar halen we het geld vandaan om dat te betalen? Het antwoord is het opstellen van een begroting. Dat is een van de belangrijkste taken van een bestuur van een accommodatie. Want een begroting geeft overzicht en helpt om financieel gezond te blijven.
Als voorbeeld de exploitatiebegroting van een klein dorpshuis:
- De genoemde onderdelen (huisvestingskosten, inkoop bar, zaalhuur, etc.) noemen we begrotingsposten.
- Het totaal van de kolom kosten moet gelijk zijn aan het totaal van de kolom opbrengsten. In dit geval is dat € 45.200. Want als de uitgaven hoger zijn begroot dan de inkomsten, dan leidt dat tot verlies. Daarom is het goed om kosten en opbrengsten in een exploitatiebegroting in één overzicht te hebben.
- De begroting moet altijd vooraf opgemaakt worden omdat een exploitatiebegroting bij een stichting de goedkeuring vraagt van het bestuur of van de ledenvergadering (bij een vereniging) en van externe geldschieters, zoals een gemeente.
- Is het jaar voorbij en zijn de cijfers van het betreffende jaar definitief, dan spreken we van een exploitatierekening.
De techniek van het begroten
Het opstellen van een exploitatiebegroting is vooral een kwestie van juist schatten of ramen:Hoeveel nemen de salariskosten toe? Worden de vrijwilligersvergoedingen verhoogd? Passen we de barprijzen aan? Hebben we langere of kortere openingstijden? Verwachten we meer of minder bezoekers? Krijgen we bezoekers die meer/minder te besteden hebben? Verandert het activiteitenprogramma? Ook de prijzen? Gaan we ook meer aan publiciteit doen komend jaar? Blijven we bij dezelfde groothandel? Zijn er veranderingen in het assortiment? Wat doen de kosten van huur, verzekering, schoonmaak en OZB? Hoeveel moeten we lenen voor het nieuwe meubilair? Wat doet de rente? En zo verder….
Typen begrotingen
Naast de exploitatiebegroting worden de liquiditeitsbegroting en de projectbegroting en dekkingsplan veel gebruikt in buurt- en dorpshuizen.
Exploitatiebegroting
De exploitatiebegroting is aan het begin van dit artikel toegelicht met het voorbeeld van een klein dorpshuis. Een grotere accommodatie zal meer begrotingsposten hebben en een groter belang om goed overzicht te hebben. Want het kan gaan om grote bedragen en dan worden kleine foutjes in een begroting duur betaald. Een manier om overzicht te houden is het gebruik van hoofdrubrieken voor inkomsten en uitgaven:
0. Bezittingen, kapitaal, saldo bankrekeningen
1. Personeelskosten
2. Huisvestingskosten
3. Organisatiekosten
4. Activiteitenkosten
5. Inkomsten en uitgaven bar
6. Subsidie
7. Overige inkomsten
8. Activiteiteninkomsten
9. Afschrijving.
Klik hier voor een model-exploitatiebegroting voor buurt- en dorpshuizen. Deze begroting heeft als extra dat hij inzicht geeft in de ontwikkeling van de kosten door de jaren heen. Kosten en opbrengsten staan in deze opzet niet naast, maar onder elkaar.
Klik hier voor een lege versie van de model-exploitatiebegroting voor eigen gebruik. Om deze te kunnen bewerken heeft u het programma Excel nodig. Als u een bedrag invoert in een leeg veld achter een begrotingspost dan voert het programma de berekeningen automatisch uit. U kunt zelf posten wijzigen en toevoegen.
Liquiditeitsbegroting
Een liquiditeitsbegroting helpt voorkomen dat uw banksaldo te laag is om de rekeningen te betalen. Door inkomsten en kosten per maand (of kwartaal) in een overzicht te zetten wordt duidelijk in welke maanden er te veel of te weinig geld is. Dat kan behoorlijk schommelen, denk bijvoorbeeld aan het vakantiegeld dat een accommodatie met personeel ieder jaar in mei moet betalen. Door te sparen, op sommige momenten te lenen of uitgaven op andere momenten te plannen kunt u, bij voldoende inkomsten per jaar, toch iedere maand aan uw betalingsverplichtingen voldoen.
Een instructie hoe een liquiditeitsbegroting te maken vindt u op de website van de Kamer van Koophandel.
Projectbegroting en dekkingsplan
Verbouwen? Meubilair vervangen? Eindelijk die nieuwe keukeninventaris? Een projectbegroting geeft aan wat dat kost (vraag meerdere offertes!) en het dekkingsplan vertelt of het mogelijk is om het te betalen. Pas wanneer die zekerheid er is kan een bestuur besluiten om een project door te laten gaan.We noemen het een project omdat het een eenmalige gebeurtenis is. Dit in tegenstelling tot de exploitatie, die elk jaar opnieuw min of meer hetzelfde is. Om overzicht te behouden is het nodig om de exploitatie en een project gescheiden te houden. Neem dus geen projecten op in een exploitatiebegroting. Een reservering of een overschot van de exploitatierekening kan natuurlijk wel opgenomen worden in het dekkingsplan van een project.
Zie het artikel Projectbegroting en dekkingsplan voor meer uitleg en een voorbeeld. Dit artikel gaat over nieuw- en verbouw, maar is ook informatief voor projecten zoals het aanschaffen van nieuw meubilair of inventaris.
In de model-exploitatiebegroting zit ook een tabje dat leidt naar een lege projectbegroting en dekkingsplan voor eigen gebruik.