Begrotingsbewaking

Bijgewerkt op

Begrotingsbewaking is een manier om financieel beleid te toetsen. Dit gebeurt door de werkelijk ontvangen inkomsten en werkelijk gedane uitgaven over een bepaalde periode te vergelijken met de inkomsten en uitgaven die, voor diezelfde periode, in de begroting zijn opgenomen. Een afwijking tussen beide moet te verklaren zijn.

Begrotingsbewakingsoverzicht

U kunt hiervoor een begrotingsbewakingsoverzicht gebruiken. Daarin staan de kolommen met de cijfers uit de boekhouding (de werkelijk ontvangen inkomsten en werkelijk gedane uitgaven) naast de kolom met de cijfers van de begroting. Verschillen worden in de volgende kolom aangegeven. Uiteraard bestaan er programma’s die begrotingsbewaking digitaal kunnen uitvoeren.

In het overzicht is per post snel te zien of er tekorten zijn of dat er een positief saldo is. De verschillen vragen soms om nieuwe besluiten van het bestuur. Zoals het wel of niet laten doorgaan van een activiteit, het aanpassen van het assortiment en de prijzen of het aanvragen van aanvullende subsidies.

Let op:

Naast werkelijk ontvangen inkomsten en werkelijk gedane uitgaven moet ook rekening gehouden worden met:

  • Verplichtingen die zijn aangegaan voor de betreffende periode, maar waar nog geen kosten voor zijn gemaakt;
  • Al ontvangen inkomsten die geen betrekking hebben op de betreffende periode en dus buiten het overzicht gehouden moeten worden.

Een begrotingsbewakingsoverzicht werkt het best wanneer de begroting en de boekhouding dezelfde indeling van posten hebben.

Geregelde controle

Een begrotingsbewakingsoverzicht is dus een middel voor het bestuur om beleid en geldmiddelen in balans te houden. Het overzicht moet het bestuur daarover op geregelde tijden informeren. Hoe vaak is afhankelijk van de omvang van de begroting, de behoefte van het bestuur, de financiële speelruimte, etc.

Soms zal het begrotingsbewakingsoverzicht een langere periode moeten beslaan. Want een korte periode kan een vertekend beeld geven, waardoor later toch onvoorziene tekorten ontstaan. Een bestuur kan vooraf maatregelen nemen om in een dergelijk geval de schade te beperken. Bijvoorbeeld door af te spreken dat bedragen in de begroting niet overschreden mogen worden zonder goedkeuring vooraf van het bestuur.