Een bestuurdersmap is een informatiepakket voor bestuursleden. Het bevat alle belangrijke afspraken, regelingen, overzichten en reglementen die binnen het buurt- of dorpshuis van toepassing zijn. Ieder bestuurslid ontvangt bij aantreden een dergelijke map. Met het oog op de te verwachten wijzigingen en aanvullingen is dat natuurlijk een digitale map, maar het kan ook een fysieke map zijn.
Voorbeeld
Iedere organisatie beslist zelf welke stukken zij in de map stopt. Denk bijvoorbeeld aan:
- Jaarkalender van vergaderingen
- *Lijst met contactgegevens van de bestuursleden;
- *Lijst vrijwilligers binnen commissies en werkgroepen;
- *Lijst vrijwilligers overige vrijwilligers;
- Lijst vaste activiteiten/bezettingsschema ruimten;
- Statuten;
- Huishoudelijk reglement;
- Instructie voor de beheerder;
- Reglement commissies en werkgroepen;
- Reglement voor gebruik en verhuur ruimten;
- Gegevensbescherming;
- Rooster van aftreden bestuursleden;
- Functieomschrijvingen bestuursleden;
- Vrijwilligerswijzer;
- Algemene voorwaarden voor gebruik van ruimten;
- Huisregels;
- Declaratieformulier;
- Andere, nml:
* De wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt voorwaarden aan de wijze waarop gegevens van personen worden bewaard en gedeeld. De makkelijkste manier om daaraan te voldoen is geen persoonsgegevens op te nemen in de bestuurdersmap. Bestuursleden kunnen dan een aantal essentiële contacten zelf bijhouden.
