Bestuursfuncties en profielen

Bijgewerkt op

Het bestuur draagt de verantwoordelijkheid voor de totale organisatie. Het dagelijks bestuur (DB) bestaat in elk geval uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. In dit artikel behandelen wij hun taken, functie-eisen en vaardigheden. Zie ook het artikel Bestuursvergadering.

Algemene vaardigheden

Idealiter bezit een bestuurder van een dorps- of buurthuis de volgende vaardigheden:

  1. Visie (het vermogen de gevolgen van eenmaal genomen beslissingen op langere termijn te overzien);
  2. Onafhankelijk denken (in staat zijn zich zelfstandig een mening te vormen en die te handhaven);
  3. Weloverwogen een oordeel vormen (niet vastklampen aan een mening, maar ‘twee kanten van de medaille’ kunnen zien);
  4. Enthousiasme (en het vermogen dat op anderen over te brengen);
  5. Gevoel voor praktische haalbaarheid (kunnen werken binnen de beperkingen van het hier-en-nu);
  6. Creativiteit (het vermogen nieuwe ideeën en plannen te genereren);
  7. Doortastendheid (eenmaal genomen beslissingen uitvoeren, ook impopulaire);
  8. Contactuele vaardigheden (zowel mondelinge als schriftelijke);
  9. Inlevingsvermogen (wat beweegt een ander?).

Profiel van de voorzitter

De voorzitter is vaak het eerste aanspreekpunt van de organisatie. Binnen het bestuur is de voorzitter degene met de meest leidinggevende taak. Hij of zij geeft leiding aan het bestuur en het samenwerkingsproces met alle betrokkenen.

Een voorzitter heeft diverse taken zoals:

  • Het inhoudelijk voorbereiden van bestuursvergaderingen;
  • Het leiden van de vergaderingen;
  • Het zorgdragen voor een evenwichtige verdeling van taken en verantwoordelijkheden binnen het bestuur;
  • Het onderhouden van externe contacten en daarin vooral de effecten en voortgang van activiteiten verantwoorden;
  • De organisatie vertegenwoordigen;
  • Het zich rekenschap geven van maatschappelijke ontwikkelingen en ontwikkelingen op het terrein van accommodatiebeheer en beleid;
  • Het zich door externe deskundigen laten adviseren, bijvoorbeeld over het gemeentelijk beleid;
  • Periodiek het functioneren van de organisatie, het bestuur en de bestuursleden evalueren aan de hand van beleidsplan, werkplan en begroting;
  • Het voeren van functioneringsgesprekken.

Functie-eisen:

  1. Leidinggevende capaciteiten;
  2. Consensusdenker die kan beslissen;
  3. Bestuurlijke ervaring;
  4. Inzicht in sociaal-maatschappelijke en culturele vraagstukken;
  5. Kennis van en affiniteit met de organisatie.

Vaardigheden:

  1. Vermogen om in teamverband te werken en daar leiding aan te geven;
  2. Goede contactuele eigenschappen;
  3. Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
  4. Ervaring met onderhandelen;
  5. Ervaring met conflicthantering;
  6. Kunnen spreken in het openbaar.

Profiel van de secretaris

De secretaris is het geheugen van de organisatie. Van belang is dat de secretaris beschikt over een goed informatiesysteem.

De belangrijkste taken van een secretaris zijn:

  • Het zijn van contactadres van het bestuur, zowel intern als extern;
  • Zorgen voor tijdige beantwoording van ingekomen stukken;
  • Beoordelen of ontvangen stukken onder de aandacht van het bestuur gebracht moeten worden;
  • Zorgen dat alle bestuursleden tijdig beschikken over relevante stukken;
  • Het verzamelen, ordenen en toegankelijk maken en houden van alle relevante informatie in een (digitaal) archief;
  • Het samen met de voorzitter voorbereiden van de agenda;
  • De verslaglegging van vergaderingen;
  • Het versturen van verslagen, vergaderstukken en agenda naar bestuursleden;
  • Verrichten van alle overige correspondentie;
  • Het samen met de voorzitter opstellen van het beleidsplan en het jaarverslag;
  • Bewaken van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel;
  • Bijhouden van website en social media.

Functie-eisen:

  1. Leidinggevende capaciteiten;
  2. Dienstverlenende instelling;
  3. Organisatievermogen;
  4. Bestuurlijke ervaring;
  5. Kennis van en affiniteit met de organisatie;
  6. Handig met de computer.

Vaardigheden:

  1. Vermogen om in teamverband te werken;
  2. Goede contactuele eigenschappen;
  3. Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
  4. Kunnen spreken in het openbaar.

Profiel van de penningmeester

De penningmeester moet het inhoudelijk beleid vertalen in geld. Zowel in een stichting als in een vereniging is een bestuur hiervoor als geheel verantwoordelijk. De penningmeester bereidt beslissingen op het terrein van financiën voor.

De belangrijkste taken van een penningmeester zijn:

  • Opstellen van een begroting;
  • Opstellen van een financieel jaarverslag;
  • Opstellen van een financiële planning voor meerdere jaren;
  • Fondswerving inclusief het opzetten van een netwerk voor het verwerven van financiële middelen;
  • Controleren en beoordelen van financiële gegevens;
  • Informeren van bestuur en andere belanghebbenden over de financiële stand van zaken;
  • Tekenen van betaalopdrachten;
  • Relevante verzekeringen sluiten.

Vaardigheden:

Over een goed financieel en boekhoudkundig inzicht beschikken, ook al zal hij in veel gevallen de boekhouding aan anderen delegeren

  1. In dat geval zal hij voldoende inzicht moeten hebben om het werk van anderen op kwaliteit te kunnen beoordelen

Functie-eisen:

  1. Organisatievermogen;
  2. Inzicht in de vermogens- en kapitaalmarkt;
  3. Bestuurlijke ervaring;
  4. Dienstverlenende instelling;
  5. Kennis van en affiniteit met de organisatie;
  6. Handig met de computer.

Vaardigheden:

  1. Vermogen om in teamverband te werken;
  2. Goede contactuele eigenschappen;
  3. Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
  4. Ervaring met onderhandelen.

Profiel van een bestuurslid

In een goede organisatie hebben alle bestuursleden, na een redelijke inwerktermijn, een eigen taak en verantwoording. Dit worden ook wel ‘portefeuilles’ genoemd. Denk aan PR, onderhoud van het gebouw en dergelijke. Naast de bestuurstaken onderhoudt ieder bestuurslid contacten met gebruikers en andere organisaties en instanties in de gemeente. Zij zorgen voor een breed draagvlak van de organisatie in de samenleving.

Op het moment dat bestuursleden komen en gaan is er iets fout in de organisatie en moet gekeken worden naar het functioneren van de verschillende (DB-) leden of het bestuur in het geheel.

Bij sommige accommodaties worden bestuursleden afgevaardigd door de gebruikende organisaties. Dit zorgt voor betrokkenheid tussen bestuur en gebruikers. Nadeel is dat het soms als een verplichting wordt gevoeld, waardoor mensen niet gemotiveerd zijn of dat het eigenbelang van de gebruikersgroep de boventoon gaat voeren.

Functieomschrijving:

  • Uitvoeren van specifieke bestuurstaken (portefeuilles) zoals personeel, PR en publiciteit, beheer gebouwen en dergelijke;
  • Promotie en acquisitie;
  • Doen van voorstellen, bewaken en bijsturen van beleid;
  • Behartiging van taken van voorzitter, secretaris of penningmeester (incidenteel);
  • Optreden als vertegenwoordiger van het bestuur in commissies binnen de organisatie;
  • Voeren van periodiek overleg met werkgroepen en gebruikers.

Functie-eisen:

  1. Dienstverlenende instelling;
  2. Organisatievermogen;
  3. Bestuurlijke ervaring hebben of op willen bouwen;
  4. Kennis van en affiniteit met de organisatie.

Vaardigheden:

  1. Vermogen om in teamverband te werken;
  2. Goede contactuele eigenschappen;
  3. Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.