Dit artikel gaat over de planning en voorbereiding van bestuursvergaderingen en de taken van voorzitter en secretaris bij de uitvoering.
De voorzitter
De taken van een voorzitter tijdens een vergadering zijn:
- Leidinggeven aan de vergadering;
- Zorgen dat iedereen aan bod komt;
- Aan bod laten komen van meningen en standpunten;
- Leggen van verbanden tussen wat gezegd is;
- Overeenkomsten en verschillen aangeven;
- Vragen om verheldering;
- Maken van (tussentijdse) samenvattingen;
- Toewerken naar een besluit of oplossing;
- Deelnemers hun bezwaren en weerstanden naar voren laten brengen;
- Erop toezien dat iedereen betrokken wordt/blijft;
- Deelnemers aanmoedigen om mee te doen;
- De discussie in de hand houden;
- Aangeven van gevolgen van besluiten en vragen of men die aanvaardt;
- Besluiten formuleren en afspraken maken wie wat wanneer doet;
- Bewaken van de tijd, onder andere door op tijd te beginnen en te eindigen.
Tips
- Een goede voorbereiding is het halve werk;
- Word niet ongeduldig;
- Blijf luisteren;
- Overschat of onderschat deelnemers niet;
- Blijf buiten de discussie, maar verlies de leiding niet;
- Dring geen meningen op;
- Laat de rol van voorzitter ook eens rouleren, zorg dat de ander zich goed kan voorbereiden;
- Vraag regelmatig om positieve of negatieve kritiek.
De secretaris
Evenals de voorzitter heeft ook de secretaris een duidelijk leidinggevende functie. Vooral de voorbereiding van de vergaderingen vraagt veel aandacht.
Belangrijkste taken daarbij zijn:
- Het opstellen van een vergaderrooster;
- Een vergaderruimte regelen;
- Hulpmiddelen zoals flip-over, laptop en beamer regelen;
- Maken van verslagen van de bestuursvergaderingen;
- Besluiten uitvoeren door middel van e-mail, brief, telefoon of mededelingen;
- Over voortgang en uitvoering van besluiten periodiek rapporteren;
- Het opstellen van een rooster van aftreden van bestuursleden;
- Bewaken dat geen besluiten worden genomen die strijdig zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement;
- Vergaderstukken van commentaar voorzien.
Jaarkalender
Voor een goed overzicht kunt u alle vergaderingen en besprekingen waar het bestuur of bepaalde bestuursleden bij aanwezig moeten zijn, van tevoren vastleggen in een jaarkalender.
Agenda
De agenda geeft aan welke punten er in de vergadering behandeld worden. Zonder agenda is een goede voorbereiding van een vergadering niet mogelijk.
De agenda van een vergadering ziet er meestal zo uit:
- Opening:
- Welkom, aandacht voor nieuwelingen of gasten
- Berichten van verhindering
- Vaststellen van de agenda, eventueel volgorde wijzigen
- Notulen/verslag vorige vergadering
- Is de tekst juist?
- Zijn er vragen naar aanleiding van het verslag?
- Zijn de afspraken nagekomen, de besluiten uitgevoerd?
- Vaststellen verslag en voor akkoord tekenen door voorzitter en/of secretaris
- Mededelingen en ingekomen stukken:
- Korte mededelingen; let op: een mededeling is geen agendapunt
- Afspreken wat er met de ingekomen stukken wordt gedaan
- Korte informatie over de uitgaande stukken
- Inhoudelijk agendapunt (bijlage is bij de agenda gevoegd zodat men zich kan voorbereiden)
- Inhoudelijk agendapunt (agendapunt wordt mondeling toegelicht).
Bij de punten 4 en 5 is het nodig aan te geven of het hier gaat om:- Besluitvorming; dat wil zeggen: keuzes maken en afspreken wie, wat, wanneer doet;
- Meningsvorming; dat wil zeggen: vrij uiten van ideeën, meedenken.
- Wat verder ter tafel komt
- Rondvraag:
- Heeft iemand nog iets op te merken?
- Agendapunten voor de volgende keer
- Hebben we goed gewerkt?
- Volgende vergadering:
- Waar en wanneer: het is goed om een vergaderrooster te maken voor een lopend jaar zodat ieder de data kan reserveren.
- Sluiting:
- Bedanken voor ieders bijdrage
- Wel thuis wensen.
Verslagen
Het verslag van een bestuursvergadering moet formeel vastgelegd worden en moet bij de bestuursstukken bewaard blijven. Als de belasting of justitie onderzoek wil doen moet uit de stukken blijken wat binnen het bestuur is afgesproken. Bestuursverslagen en andere verslagen die in het bestuur besproken zijn en formeel zijn vastgelegd, gelden als verantwoording voor het gevoerde beleid.
Openbaarheid van bestuur
In principe zijn bestuursvergaderingen niet openbaar, mits anders is vastgelegd in het huishoudelijk reglement of de statuten. Het is in dat geval aan te bevelen de agenda’s en verslagen voor het personeel en de vrijwilligers wel openbaar te maken.
U kunt de bestuursvergaderingen in principe ook openbaar maken. Er moet dan wel vastgelegd worden bij welke onderwerpen dat kan. Een voordeel van openbare vergaderingen is dat bezoekers t.z.t. misschien eerder bereid zijn om bestuurslid te worden.
