Aandacht voor bijzondere prestaties van medewerkers of bijzondere gebeurtenissen in hun leven is van belang. Dit kan op verschillende manieren vorm worden gegeven. Dit artikel gaat over hoe u dat kunt doen en waar u dan rekening mee moet houden. Er is onder andere aandacht voor de fiscale aspecten.
Attenties geven
Attenties voor medewerkers zijn blijken van waardering waarmee een bestuur erkentelijkheid voor bijzondere prestaties tot uitdrukking kan brengen. Bijvoorbeeld extra inzet in drukke periodes of onder moeilijke omstandigheden, zoals bij ziekte van collega’s. Ook kan een bestuur attenties geven om de band met medewerkers te verstevigen. Feestdagen als Sinterklaas en Kerst zijn hiervoor geschikte dagen.
Attenties ontvangen
Medewerkers kunnen uit hoofde van hun functie attenties van derden krijgen. Bijvoorbeeld van een leverancier of een nieuwe gebruiker. Denk aan een cadeaubon, een fles wijn en dergelijke. Kleine attenties kunnen over het algemeen zonder bedenken worden aangenomen. Maar als iets wordt aangeboden waarbij de ontvanger het gevoel krijgt dat daarvoor in de toekomst een tegenprestatie wordt verlangd, dan is het zaak op te passen en eventueel te bedanken. Het is raadzaam om als organisatie de volgende regels te hanteren:
- Attenties openbaar laten aanbieden;
- Melden bij bestuur of leidinggevende;
- Attenties niet naar het huisadres laten sturen;
- Zo mogelijk vooraf nagaan bij bestuur of leidinggevende of iets acceptabel is.
Persoonlijke feestdagen
Persoonlijke feestdagen van medewerkers, zoals een verjaardag, huwelijk, geboorte van een kind, verhuizing of promotie, zijn ook goede gelegenheden om een medewerker een attentie te geven. Jubilea worden in de regel gevierd bij een 12 ½, 25 en 40-jarig dienstverband. In CAO ’s zijn afspraken gemaakt over de hoogte van de beloning bij jubilea. Wanneer u geen CAO volgt kunt u overwegen de afspraken in de CAO vrijwillig te volgen.
U kunt ook kiezen voor attenties zoals een boek, een bos bloemen en dergelijke. Uiteraard kan uw waardering ook tot uitdrukking worden gebracht in een geldsom. Geld voor uitgaven in het kader van ‘lief en leed’ wordt vaak opgebracht door werkgever én werknemers, al dan niet door middel van een maandelijkse contributie.
Fiscale aspecten
Let op: de Belastingdienst rekent sommige attenties tot het loon. Daar moet belasting over betaald worden. Attenties bij andere gebeurtenissen zijn, onder voorwaarden, weer geen loon. Het is daarom goed om u hierover vooraf te informeren. Zoek op het internet met de term ‘belastingdienst handboek loonheffingen’ en kies het meest recente handboek loonheffingen. Kijk bij stap 4.7 ‘Uitkeringen en verstrekkingen bij bijzondere gebeurtenissen’.
Persoonlijke omstandigheden
Met persoonlijke omstandigheden bedoelen we die situaties waarbij een medewerker te maken krijgt met ziekte of overlijden. Welke rol kan het bestuur hierin kan spelen?
Ziekte
Wanneer een medewerker (langdurig) ziek wordt dan is de werkgever daar door de ziekmelding van op de hoogte. De organisatie heeft contact met de zieke, al was het maar in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter. Bij terugkomst kunt u er op een gepaste wijze aandacht aan besteden.
Is de medewerker niet zelf ziek maar de partner, een kind of anderen, dan is het maar de vraag of u daarvan op de hoogte wordt gesteld. Soms blijkt dat als de medewerker om die reden verlof vraagt. In dergelijke gevallen is de betrokkenheid vaak minder groot dan bij ziekte van de werknemer zelf, maar ook dan kan de organisatie op gepaste wijze van betrokkenheid getuigen.
Overlijden
Hoever de betrokkenheid moet gaan bij het overlijden van een medewerker, ex-medewerker, iemand in zijn of haar familie of omgeving, laat zich moeilijk in algemene regels verwoorden. Het is minimaal gebruikelijk om medeleven te tonen door middel van een condoleance.
Als het om het financiële aspect gaat dan is er meestal iets geregeld in de CAO. Wettelijk mag de werkgever bij het overlijden van een werknemer de partner en/of de kinderen een eenmalige belastingvrije uitkering verstrekken. Zoek op het internet met de term ‘belastingdienst handboek loonheffingen’ en kies het meest recente handboek loonheffingen. Kijk bij stap 4.7 ‘Uitkeringen en verstrekkingen bij bijzondere gebeurtenissen’.
