Om de betrokkenheid van het dorps-of buurthuis te vergroten is het van belang dat de gebruikers het pand als iets van zichzelf ervaren. Om deze betrokkenheid te bereiken en daarmee het draagvlak te vergroten kunnen besturen de gebruikers van het pand invloed geven op het reilen en zeilen van de organisatie. Als jullie organisatie is vormgegeven in een vereniging, dan is de invloed van gebruikers vaak al statutair geregeld in de algemene ledenvergadering. Als jullie organisatie een stichting is, dan moet je een en ander apart en zelf regelen.
Let wel op dat er in allebei de verschillende vormen een zakelijke bedrijfsvoering moet worden gehandhaafd, immers gebruikers hebben belang bij een hoge kwaliteit tegen een aantrekkelijke prijs. Als jullie gebruikers willen betrekken bij de besluitvorming, dan is het verstandig ze ook echt invloed te laten uitoefenen op het beleid. Daarmee voorkomen jullie schijnparticipatie. Schijnparticipatie suggereert dat de gebruikers invloed uit kunnen oefenen zonder dat dit ook in de praktijk wordt gebracht. Een fraai recept voor onenigheid en in het algemeen prikken gebruikers daar ook snel doorheen.
Vormen van betrekken
Er zijn verschillende vormen hoe je gebruikers bij het beleid van jullie buurt- of dorpshuis kunnen betrekken. Hieronder vinden jullie er een paar:
- Incidenteel of periodiek raadplegen van gebruikers;
- Deelname van gebruikers in verschillende commissies;
- Gebruikersraad zonder juridische status;
- Gebruikersraad met juridische status;
- Deelname aan het bestuur door vertegenwoordigers van gebruikers of namens de gebruikersraad.
Incidenteel of periodiek raadplegen
Bijvoorbeeld in de vorm van een jaarlijks gebruikersoverleg. Dat is belangrijk voor een goed contact met de gebruiker en voor draagvlak van bestuursbesluiten. Dit is de lichtste vorm van participatie met een beperkte invloed op het beleid.
Commissies
Door vertegenwoordigers van gebruikersgroepen deel te laten uitmaken van commissies (bijvoorbeeld de activiteitencommissie of de commissie beheer) is hun invloed op het beleid geformaliseerd.
Gebruikersraad
Dit is in de regel een statutair orgaan waarin (alle) groepen die gebruik maken van de accommodatie zitting hebben. De gang van zaken is vastgelegd in een reglement gebruikersraad. De gebruikersraad heeft tot taak met het bestuur overleg te voeren over het beleid en het beheer van de accommodatie. De invloed van de gebruikersraad op het beleid is groot.
Deelname aan het bestuur
De gebruikersraad, of een vertegenwoordiging van de gebruikers, kan statutair deel uitmaken van het bestuur. Dit is de meest vergaande vorm van invloed van gebruikers op het beleid.
Individuele gebruikers
- Er moet onderscheid worden gemaakt tussen gebruikersgroepen en individuele gebruikers. De invloed van individuele gebruikers beperkt zich tot tevredenheidsonderzoek, de ideeënbus en de klachtenprocedure.
- Als individuele gebruikers zich georganiseerd hebben kan iemand namens dat verband deelnemen aan overleg.
