Een goede financiële administratie is onontbeerlijk voor elk dorps- of buurthuis. Het geeft een bestuur inzicht en overzicht, op basis waarvan besluiten genomen kunnen worden.
De wetgever stelt eisen aan uw administratie. Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten en bij te houden, zodat de belastingdienst goed en snel kan controleren. Op de website van de belastingdienst vindt u Een administratie opzetten met daarin onder andere informatie over:
- Wat er allemaal bij uw administratie hoort;
- Wat de wettelijke bewaartermijnen zijn;
- Welke kassasystemen en administratieve software aan het keurmerk van de belastingdienst voldoen.
De financiële administratie organiseren
De praktijk bij besturen van veel buurt- en dorpshuizen is dat de penningmeester een voorstel doet voor de keuze van een (online) boekhoudpakket. Daar zijn kosten aan verbonden, maar de voordelen zijn groot. Zo kan het bestuur op elk gewenst moment een uitdraai krijgen van de financiële stand van zaken, hoeven bankafschriften niet meer handmatig ingevoerd te worden, zijn financiële jaaroverzichten snel gemaakt en is belastingaangifte een stuk makkelijker. Afhankelijk van de wensen kan een programma worden gekozen met een koppeling met het reserveringssysteem en de facturering.
De penningmeester organiseert en controleert ook de procedures voor personeel en vrijwilligers die met de administratie samenhangen. Denk aan inkoop, voorraadbeheer, gebruik van de kassa, afstorten van geld e.d. Een penningmeester kan zich door een personeelslid of een vrijwilliger laten bijstaan voor de dagelijkse boekhouding.
Uitbesteden van de administratie
Sommige besturen kiezen ervoor de financiële administratie uit te besteden aan een professionele boekhouder of, als het een heel grote accommodatie betreft, een accountant. De kosten daarvan zijn uiteraard hoger dan die van een boekhoudpakket, maar een professional die goed is ingevoerd in wetgeving en belastingen betaalt zichzelf soms ook terug.
Informatie
- Er is een groot aanbod van bedrijven die op het internet (online)boekhoudpakketten aanbieden. Let naast de prijs, de gebruiksvriendelijkheid en de kwaliteit van de helpdesk ook op dat het pakket geschikt is voor een stichting of vereniging.
- Mogelijk heeft uw provinciale steunpunt een pakket in de aanbieding of kunnen zij informatie geven over ervaringen met boekhoudpakketten van andere aangesloten accommodaties.
- Boekhouders en accountantskantoren zijn via het internet te vinden.
- Of zoek eerst in de directe omgeving via uw eigen netwerk, dan kunt u bestaande klanten vragen naar hun tevredenheid. Een boekhouder in de buurt is misschien wel meer betrokken dan eentje ver weg.