Het doel van interne organisatie van uw dorps- of buurthuis is:
- Het realiseren van datgene waar uw accommodatie voor staat;
- Toezicht houden op de voortgang;
- Controle op de werkzaamheden en correctie indien nodig;
- Zichtbaar maken van de verschillende verantwoordelijkheden;
- Zichtbaar maken van de interne taakverdeling.
De belangrijkste instrumenten daarbij zijn:
- De statuten. Hierin is het doel van de organisatie verwoord;
- Het beleidsplan. Hierin staan de uitgangspunten voor het functioneren van de accommodatie;
- De werkplannen,waarin de beleidsuitgangspunten jaarlijks worden vertaald naar concrete werkzaamheden;
- De planning. De werkzaamheden uit de werkplannen moeten worden uitgevoerd. Dit vereist zorgvuldige planning en vertaling ervan in werkroosters;
- Budgettering. De besteding van het beschikbare budget;
- De functieomschrijvingen. Taken en verantwoordelijkheden zijn daarin vastgelegd;
- De vrijwilligerswijzer. Daarin staan instructies voor de uitvoering van veel voorkomende werkzaamheden.
Opzet interne organisatie
De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur staan voorop. Alle andere zijn daarvan afgeleid. Het vastleggen van de organisatiestructuur in een organogram geeft een helder beeld van de organisatie. Het is direct zichtbaar hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn geregeld. Het organogram kan worden uitgebreid met de verschillende overlegvormen die er in de organisatie zijn. Klik hier voor een voorbeeld van een organogram.
Administratie en controle
Bij administratie zijn we gauw geneigd alleen aan geld te denken. Maar naast financiële administratie bestaan ook voorraadadministratie, debiteurenadministratie, administratie van (ver)huurcontracten, goederenstromen en dergelijke. Het voeren van deze administraties maakt de controle door de eindverantwoordelijken op het functioneren van de accommodatie mogelijk.
Klik hier voor een praktijkvoorbeeld van een beheerplan van een dorpshuis.
