Om een dorps- of buurthuis te kunnen exploiteren is het nodig dat er een rechtspersoon wordt opgericht. Als dat niet wordt gedaan, kunnen de bestuursleden hoofdelijk aansprakelijk zijn voor schulden of andere vormen van aansprakelijkheid van het dorps- of buurthuishuis. Bovendien zullen gemeenten en fondsen in het algemeen alleen subsidie verlenen aan een rechtspersoon. De meest voorkomende rechtsvorm voor een buurt- of dorpshuis is de stichting. In sommige gevallen kan een vereniging de beste keuze zijn.
Stichting
Een stichting wordt opgericht om een bepaald maatschappelijk, cultureel of sociaal doel te bereiken. In het geval van een buurt- of dorpshuis is dat het exploiteren en in stand houden ervan. Een stichting wordt bij notariële akte opgericht en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. In de statuten staat vermeld wat het doel van de stichting is, hoe het bestuur wordt samengesteld en onder welke voorwaarden het bestuur namens de stichting kan handelen. Als het bestuur zich bij zijn besluiten aan de voorschriften van de statuten houdt, is niet het bestuur, maar de stichting aansprakelijk voor de gevolgen van de bestuursbesluiten.
Elders op deze site staat meer informatie over wat er allemaal in de statuten moet worden geregeld, en een voorbeeld. Neem deze niet klakkeloos over, maar lees goed wat in uw situatie van belang is. Een notaris kan helpen bij het inhoudelijk opstellen van de statuten, maar het blijft altijd van belang zelf goed te beoordelen of datgene wat de notaris voorstelt bij uw situatie past. De meeste notarissen zijn bereid om voor de oprichting van een buurt- of dorpshuis een speciaal laag tarief in rekening te brengen. Informeer daar eerst naar bij verschillende notarissen en kies degene die de beste voorwaarden biedt.
Vereniging
Het oprichten van een vereniging kan een goede keuze zijn als een accommodatie wordt opgericht voor en door een aantal specifiek bekende gebruikers. Bijvoorbeeld een aantal verenigingen wil samen een accommodatie oprichten om hun activiteiten te kunnen uitvoeren. De accommodatie staat dan in de eerste plaats ten dienste van die leden, maar kan ook door anderen gebruikt worden. In een vereniging bepalen de leden het beleid in de algemene ledenvergadering (ALV), het bestuur voert dat beleid uit. Dit heeft als gevolg dat het bestuur minder vrij is te besluiten wat het wil, het moet verantwoording afleggen in de ALV. Een stichtingsbestuur hoeft dat niet. Daarentegen wordt een verenigingsbestuur gevoed door wat de leden willen.
Een vereniging moet ook worden opgericht bij notariële akte. Voor statuten van een vereniging geldt min of meer hetzelfde als voor statuten van een stichting. Elders op deze site staat daarover meer informatie.
Informele vereniging
Voor de volledigheid wordt hier ook de informele vereniging genoemd, hoewel het niet verstandig is deze rechtsvorm voor een dorps- of buurthuis te kiezen. Een informele vereniging is geen volledig rechtspersoon, waardoor de bestuurders hoofdelijk aansprakelijk zijn voor schulden van de vereniging. Het zal duidelijk zijn dat weinig mensen bereid zullen zijn als bestuurder dit risico te nemen.
B.V. of Coöperatieve vereniging
Het komt steeds vaker voor dat de organisatie van een buurt- of dorpshuis wordt gesplitst in twee afzonderlijke rechtspersonen: de commerciële exploitatie van de bar wordt ondergebracht in een B.V. en de andere activiteiten blijven de verantwoordelijkheid van de vereniging of stichting.
In sommige gevallen kan het oprichten van een coöperatieve vereniging een goede keuze zijn. Bijvoorbeeld als de accommodatie wordt gebruikt en beheerd door een aantal zelfstandige organisaties en zij een gemeenschappelijke rechtspersoon willen oprichten. In deze situaties is het verstandig zich goed te oriënteren op de juiste rechtsvorm en daarvoor advies te vragen aan een notaris of andere jurist.
Interne bestuursorganisatie
In de statuten staat vermeld wat de taken en bevoegdheden van de bestuursleden zijn. Deze kunnen in een huishoudelijk reglement nader worden uitgewerkt. Meestal is er sprake van een dagelijks bestuur, dat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester bestaat, en een algemeen bestuur waarin meer leden zitting hebben. Deze leden krijgen vaak een bepaald aandachtsgebied toegewezen.
In grotere organisaties kan het verstandig zijn te werken met commissies waar sommige bestuurstaken aan worden gedelegeerd. Vaak is de voorzitter van een commissie lid van het bestuur, zodat de verbinding tussen bestuur en commissie is gewaarborgd.
Voor eenmalig voorkomende werkzaamheden (jubileum of andere eenmalige evenementen) kunnen werkgroepen worden ingesteld. Aan deze werkgroepen kunnen ook bepaalde taken, die te maken hebben met het evenement, worden gedelegeerd.
