Informatieverstrekking vooraf
Een juiste registratie is nodig om een goede schatting voor verschillende begrotingen te kunnen maken. Er is niet alleen een registratie van de totaalomzet noodzakelijk, maar ook de registratie van de omzet naar:
- Periode;
- Soort omzet;
- Leverancier;
- Contante omzet en omzet op rekening.
Op basis van de geregistreerde omzet van het voorgaande jaar -of jaren- kunnen meerdere schattingen worden gemaakt zoals bijvoorbeeld naar:
- Totale omzet (ten behoeve van de begroting of voor een vergelijking met branchegegevens);
- Omzet per periode (ten behoeve van de liquiditeitsprognose);
- Inkoopkosten (ten behoeve van de liquiditeitsprognose);
- Omzet per leverancier (voor onderhandelingen over bonussen en inkoopprijzen);
- Omzet per afnemer(sgroep) (in verband met kortingsafspraken);
- Omzet op rekening (ten behoeve van de schatting van het gemiddeld debiteurensaldo).
Informatieverstrekking tijdens
De registratie van de gerealiseerde omzet tijdens het lopende jaar kan worden vergeleken met de vooraf geschatte omzet. Door vergelijking met omzetgegevens van het vorige jaar kunnen afwijkingen gesignaleerd worden. Daardoor is het mogelijk tijdig in te grijpen of bij te sturen.
Verder is een aparte registratie van de omzet nodig om controle op de verantwoorde inkomsten te kunnen uitvoeren. Functiescheiding in buurt- en dorpshuizen lastig. Om toch een verantwoorde controle op de inkomsten te kunnen uitvoeren is invoering van een pseudo-goederenbeweging noodzakelijk. Mede op basis van de inkopen kan een omzet worden berekend zoals die had moeten- of kunnen zijn. Het zal duidelijk zijn dat dit vooral discipline vereist, bijvoorbeeld ten aanzien van het handhaven van de vastgestelde verkoopprijzen. Tenslotte is registratie van de omzet ook nodig als grondslag voor de eventuele afdracht van omzetbelasting.
Informatieverstrekking achteraf
Tijdige en juiste registratie van de omzet is tenslotte noodzakelijk om intern en extern verantwoording af te kunnen leggen. Per maand of kwartaal, maar in elk geval per jaar, moet een financieel verslag worden opgesteld.
Een financieel verslag bestaat tenminste uit een Balans en een Winst- en Verliesrekening.
De belangrijkste onderdelen van de winst en verliesrekening zijn:
- De omzet (het totaal van alle verkopen – contant of op rekening-, eventueel uitgesplitst naar verschillende producten, diensten of afnemers);
- De inkoopwaarde van die omzet (het bedrag aan goederen en diensten direct toe te rekenen aan de omzet);
- De brutowinst (de omzet verminderd met de inkoopwaarde van de omzet).
Omzet en kengetallen
Kengetallen zijn absolute getallen of verhoudingsgetallen, uitgedrukt in fysieke eenheden of geldeenheden die de toestand of ontwikkelingen van een bedrijf(sactiviteit) in beeld brengen. Met name de omzet leent zich bij uitstek voor gebruik van kengetallen. Kengetallen kunnen voor drie doelen worden gebruikt:
- Het in beeld brengen van een situatie op een bepaald moment;
- Het geven van een overzicht van ontwikkelingen over een bepaalde periode door het berekenen en beoordelen van kengetallen over opeenvolgende periodes;
- Het beoordelen van de relatieve positie van de eigen organisatie door de eigen kengetallen te vergelijken met die van vergelijkbare organisaties.
Uit de geregistreerde omzetgegevens kunnen we diverse kengetallen berekenen. Belangrijke kengetallen zijn:
omzet per medewerker = | jaaromzet ————- gemiddeld aantal Fte |
omzet per m2 = | jaaromzet min huuropbrengst ————– aantal m2 verkoopoppervlak |
brutowinst % = | brutowinst ————- x 100% totale omzet |
omloopsnelheid = | kostprijs van de omzet verkopen ————– voorraad |
huuropbrengst per m2 = | huuromzet ————- verhuurde m2 |