Ver- of nieuwbouw van een dorps- of buurthuis kost veel geld. Het totaalbedrag aan uitgaven ontstaat uit een raming van de kosten voor de architect en uitvoerende bedrijven als de aannemer, de installateur en de schilder, e.d. Daar tegenover staat het dekkingsplan. Daarin staan alle inkomsten vermeld die, als het goed is, met elkaar hetzelfde bedrag als het totaal van de uitgaven vormen. Inkomsten zijn subsidies van overheden, giften van fondsen, eigen vermogen, zelfwerkzaamheid, een lening, etc. Het is belangrijk dat er geen tekort is waarvoor later nog een dekking moet worden gezocht. De reden daarvoor is dat subsidiënten over het algemeen geen tekorten accepteren.
De eigen organisatie heeft in de beginfase van een (ver)bouwproject een conceptversie van het investerings- en dekkingsplan nodig voor verkennende gesprekken met financiers. Later, wanneer er onder andere subsidies worden aangevraagd, zijn definitieve plannen nodig waarin alle uitgaven en inkomsten vermeld staan.
Het investeringsplan
Een goed investeringsplan is meer dan alleen een rijtje uitgaven. Het is het resultaat van een proces dat begint met een vooronderzoek en een programma van eisen waarin de eisen en de wensen van gebruikers en participanten zijn vastgelegd. Daarna komt het voorlopige ontwerp dat weer leidt tot het definitieve ontwerp. Het definitief ontwerp wordt uitgewerkt in het zogenaamde ‘bestek’, waarin de architect gedetailleerd beschrijft hoe en met welke materialen er gebouwd gaat worden, welke installaties nodig zijn, etc. Op basis daarvan wordt het project gegund aan de aannemer die bij de aanbesteding als beste uit de bus is gekomen. De cijfers in het investeringsplan weerspiegelen als het goed is dus de meest ideale (of de best haalbare) opzet, kwaliteit en prijs.
Globaal bevat het investeringsplan de volgende posten:
- Voorbereidingskosten;
- Aankoop grond en/of bestaand gebouw;
- Bouwkosten;
- Installatiekosten;
- Schilderwerk;
- Stoffering en inventaris;
- Architecten- en directiekosten.
Aandachtspunten
- Voorbereidingskosten kunnen zijn: onderzoek naar een geschikte locatie, haalbaarheidsonderzoeken, vergunningen, kosten van de architect, etc. Als de (ver)bouw onverhoopt niet doorgaat zijn deze kosten wel gemaakt. Meestal zal de organisatie hier zelf voor opdraaien. In uitzonderingsgevallen kan een beroep op anderen worden gedaan, bijvoorbeeld op de gemeente wanneer de plannen op hun initiatief zijn gemaakt. Met een architect zijn wellicht afspraken te maken op basis van ‘no cure no pay’.
- Neem in het investeringsplan (begroting) alle kosten op zoals begroot door de aannemer en de andere bedrijven, dus ook de werkzaamheden die u van plan bent door middel van zelfwerkzaamheid uit te voeren. In het dekkingsplan geeft u vervolgens aan welk bedrag u met zelfwerkzaamheid gaat “verdienen”.
- Wanneer er sprake is van zelfwerkzaamheid door vrijwilligers bij de bouw, zal de aannemer daarmee in moeten stemmen (en vergeet zeker niet afspraken te maken over de verzekering voor vrijwilligers).
- Sommige gemeenten stellen als subsidievoorwaarde dat er een open inschrijving is waar meerdere aannemers aan deel kunnen nemen.
- Er kan nogal wat tijd verstrijken tussen een subsidieaanvraag en de uiteindelijke bouwactiviteiten. Als daar van tevoren zicht op is kan het verstandig zijn de bedragen van de investeringsbegroting alvast met een percentage te verhogen (indexeren). Vermeld dit in de toelichting op de investeringsbegroting.
- Geef aan of de bedragen in- of exclusief btw zijn en of uw organisatie btw plichtig is.
- Het is niet uitzonderlijk om een zogenaamde architectenbegroting in te dienen. Een dergelijke begroting bevat door de architect geschatte bedragen. Subsidiënten hebben hier geen problemen mee. Maar wanneer de aanbesteding tegenvalt zit u met een probleem. Subsidiënten zullen dan willen weten hoe u het ontstane gat gaat dichten.
Het dekkingsplan
Inkomstenposten die in een dekkingsplan voor de (ver)bouw van een buurt- of dorpshuis kunnen staan:
- Subsidies van overheden;
- Giften van particuliere fondsen;
- Sponsorbijdragen;
- Opbrengsten uit verkoop;
- Inbreng uit eigen vermogen;
- Zelfwerkzaamheid;
- Renteloze lening;
- Lening bij een bank;
- Acties;
- Schenkingen en legaten.
Subsidies van overheden
Gemeente: Het ligt voor de hand dat gemeenten bijdragen bij ver- en nieuwbouw van welzijnsaccommodaties. Een dorps- of buurthuis is immers een openbare voorziening die het welzijn van de dorps- of buurtbewoners, al dan niet in verenigingsverband, wil bevorderen. Die doelstelling komt overeen met wat veel gemeenten als taak voor zichzelf zien. Kijk ook bij lokale politiek.
Provincie: Over het algemeen vinden provincies accommodatiebeleid een eerste verantwoordelijkheid voor gemeenten. Maar er zijn een aantal provincies die wel een bijdrage leveren aan de (ver)bouwkosten. Informeer naar de mogelijkheden bij uw provincie, of bij de provinciale steunpunten. Europees: Europa kent fondsen die zaken als de economie en de leefbaarheid in zwakke regio’s ondersteunen, zoals bijvoorbeeld Leader. Er zijn over het algemeen strenge voorwaarden. Informeer ernaar bij uw provinciaal steunpunt of provincie.
Giften van particuliere fondsen
Particuliere fondsen zoals het Oranje Fonds en het VSBfonds hebben een doelstelling en een werkterrein. Organisaties die binnen de omschrijving vallen kunnen een verzoek om een bijdrage indienen. Aanvragers hebben geen recht op een bijdrage want particuliere fondsen verstrekken giften. Het zou daarom logisch zijn in de aanvraag geen bedrag te noemen, maar te vragen of een fonds wil bijdragen in het tekort. In de praktijk werkt dit echter niet. Fondsen willen namelijk weten hoe de totale dekking eruitziet en welke bedragen bij andere fondsen zijn aangevraagd of door uzelf worden opgebracht. Wilt u weten wat een redelijk bedrag voor een aanvraag is dan kunt u vooraf contact opnemen met het betreffende fonds of, indien aanwezig, met het steunpunt voor dorps- of buurthuizen in uw provincie. Bij Subsidies (ver)bouw vindt u hierover meer informatie. Verder zien fondsen een belangrijke rol voor de gemeente weggelegd. Dat heeft soms tot gevolg dat ze als subsidievoorwaarde stellen dat de gemeente meebetaalt.
Sponsorbijdragen
De meeste sponsorbijdragen voor (ver)bouwprojecten komen van plaatselijke bedrijven en de middenstand. Het zijn meestal bedrijven waar medewerkers- of het bestuur van het buurt- of dorpshuis een relatie mee hebben. Voor een sponsorbijdrage zullen de bedrijven een tegenprestatie willen hebben. Een veel toegepaste tegenprestatie is de vermelding van de naam van de sponsor op een bord in de hal. Maar u kunt ook overwegen een zaal naar een (grote) sponsor te vernoemen. Kijk voor meer tips voor het benaderen van sponsors in het hoofdstuk Sponsoring.
Opbrengsten uit verkoop
Als er bezit is dat na de (ver)bouw geen functie meer heeft dan kan dit worden verkocht. Denk aan inventaris en meubilair, maar ook onroerend goed zoals grond of de voormalige accommodatie. De opbrengsten kunnen opnieuw worden geïnvesteerd.
Inbreng uit eigen vermogen
Het ligt voor de hand dat een buurt- of dorpshuis eigen vrij vermogen dat daarvoor is opgebouwd en dat niet voor andere doeleinden nodig is, investeert in de (ver)bouw. Overheden en particuliere fondsen verwachten dat ook. Dat is de reden waarom ze altijd inzicht vragen in de vermogenspositie van de aanvrager.
Zelfwerkzaamheid
Veel dorps- en buurthuizen zouden er niet staan als de bevolking niet vrijwillig de handen uit de mouwen had gestoken. Afhankelijk van de kwaliteiten bij de aanwezige vrijwilligers wordt in overleg met de aannemer c.s. afspraken gemaakt over werkzaamheden die de vrijwilligers voor hun rekening nemen. De bedragen die als arbeidsloon voor die werkzaamheden zijn begroot worden in het dekkingsplan als inkomsten opgenomen. Maak met de aannemer goede afspraken over de verzekering van de vrijwilligers!
Lening van een bank
Een banklening is een bedrag dat u ontvangt van een financieringsinstelling dat in termijnen over een bepaalde periode moet worden terugbetaald. Bij de terugbetaling betaalt men rente over het nog uitstaande bedrag. Bij de aanvraag zal de bank inzicht willen hebben in de exploitatieprognose. Die moet dusdanig zijn dat de afbetalingstermijnen uit de exploitatie kunnen worden gedekt. Voorkom onnodige druk op de exploitatie door niet meer te lenen dan strikt nodig is. Kijk ook bij Financiering.
Renteloze lening
Een renteloze lening is een lening die wordt afbetaald zonder dat er rente over het geleende bedrag hoeft te worden betaald. Dit in tegenstelling tot een lening bij een bank. Het rentebedrag dat u niet hoeft te betalen is in feite een gift. Verstrekkers van dergelijke leningen moet u zoeken in de hoek van gemeenten, plaatselijke stichtingen en misschien zelfs privépersonen. Uiteraard zal ook de verstrekker van een renteloze lening inzicht willen hebben in de exploitatieprognose om er zeker van te zijn dat afbetaling plaats zal vinden.
Acties
Acties zijn alle overige middelen om inkomsten te vergaren. Denk aan een collecte, het uitgeven van aandelen, huis aan huisverkoop van bijvoorbeeld erwtensoep of een verloting. Klik hier voor ideeën.
Voorbeeld van een projectbegroting en dekkingsplan
Om verkeerde verwachtingen te voorkomen zonder bedragen bij de fondsen.
| Begroting | Dekkingsplan | ||
| Renovatie/isolatie van het dak, | Gemeente | € 61.000 | |
| nieuwe aanbouw en sanitair, | Oranje Fonds* | ||
| installatiewerkzaamheden en | VSBfonds* | ||
| schilderwerk | € 167.667 | Prins Bernhard Cultuur Fonds* | |
| Inventaris keuken | € 11.500 | Inbreng eigen vermogen | € 40.000 |
| Vervanging van de vloer, gordijnen | € 16.080 | Zelfwerkzaamheid | € 25.000 |
| Acties | € 5.000 | ||
| Lening | € 14.247 | ||
| Totale kosten (incl. btw) | € 195.247 | € 195.247 | |
| *Nog in te vullen |
Aandachtspunten
- Zet geen post Tekort in het dekkingsplan, daar komen altijd vragen over. Zorg voor een dekkende financiering.
- Een aantal posten in het dekkingsplan, zoals de bijdragen van particuliere fondsen, zijn onzekere factoren. Tegen een gift, ook al is die lager dan verwacht, kunt u immers geen bezwaar maken. Indien mogelijk is het daarom aan te raden om wat wisselgeld achter de hand te houden. Bijvoorbeeld door een lager bedrag voor eigen inbreng op te nemen dan mogelijk is of door het aantal uren zelfwerkzaamheid laag in te schatten. In het geval van tegenvallende inkomsten heeft u dan nog wat achter de hand.
- Overheden en fondsen kunnen gedetailleerde voorwaarden stellen. Bijvoorbeeld dat kosten voor regulier onderhoud niet worden gesubsidieerd. Houdt rekening met dergelijke voorwaarden.
- Er bestaan zogenaamde “niet stapelbare subsidies”, meestal bij overheden. Dat wil zeggen dat een regeling niet beschikbaar is als er ook al van een andere gebruikt wordt gemaakt.
- Sommige overheden en fondsen koppelen hun bijdragen aan het totaalbedrag van de investering. Bijvoorbeeld dat er nooit meer dan 25% van het totaalbedrag van de investering wordt bijgedragen. Of bijvoorbeeld maximaal 2.000 euro bij een investering tot 100.000 en maximaal 4.000 euro bij een investering boven de 100.000.
- Schenkingen en legaten aan buurt- en dorpshuizen zijn niet altijd vrij van successierecht. Zie het artikel Schenkingen (ANBI).
- Wanneer u in het dekkingsplan duidelijk wilt maken dat materialen die al aanwezig zijn worden hergebruikt, kunt u daar een zogenaamde PM-post van maken. PM is de afkorting van Pro Memorie en dat betekent “om te onthouden”. In plaats van het bedrag noteert u de letters PM.
Tot slot: vraag subsidies altijd ruim van tevoren aan, minimaal 4 maanden. Start pas met uw project wanneer de subsidies zijn toegezegd. Voor al gemaakte kosten ontvangt u in principe nooit subsidie.
