Sponsoring is een zakelijke overeenkomst waarbij de sponsor uw buurt- of dorpshuis een geldbedrag/goederen/diensten verstrekt, terwijl u zich verplicht tot het leveren van een tegenprestatie. De voor de hand liggende tegenprestatie is het gebruik mogen maken van de faciliteiten en mogelijkheden van uw accommodatie. Maar misschien heeft u nog andere dingen te bieden.
Bedrijven en organisaties zien sponsoring als een mogelijkheid om zich als een maatschappelijk betrokken organisatie te profileren. Het is daarom zaak dat u aangeeft op welke wijze de sponsor die betrokkenheid kan tonen en welke ruimte deze krijgt om zich te profileren.
Soorten sponsoring
In sponsorjargon spreekt men van pakketten en rechten die u aan een sponsor wilt verlenen. Men onderscheidt drie soorten rechten:
- Communicatieve rechten: dat wat bijdraagt aan de naamsbekendheid van de sponsor;
- Associatieve rechten: de sponsor verbindt zijn merknaam aan uw activiteiten;
- Hospitality rechten: de sponsor krijgt bijvoorbeeld vrijkaartjes voor personeel en relaties.
Selectie van potentiële sponsors
Maak een lijst van bedrijven die benaderd kunnen worden. Gebruik hiervoor uw relatienetwerk. Maak zo nodig ook gebruik van relaties van uw gebruikers, vrijwilligers, donateurs, etc. Bedrijven buiten uw netwerken zijn te vinden via de Kamer van Koophandel.
Wanneer u een mogelijke sponsor op het oog heeft checkt u wat u dit specifieke bedrijf te bieden heeft:
- Wat kunt u bieden dat past bij dit bedrijf?
- Is het een reële belofte en een reële vraagprijs?
- Is er evenwicht tussen prestatie en tegenprestatie?
- Is er branche-exclusiviteit (geen sponsoring door andere bedrijven in dezelfde branche)?
Het sponsorvoorstel
Een voorstel aan een sponsor kan als volgt worden opgebouwd:
- Het aanbod in een duidelijke, puntsgewijze omschrijving. Geef aan waarom het voorstel interessant is voor de eventuele sponsor en benoem maatschappelijke effecten;
- Het aanbod nogmaals, nu in een schematische samenvatting;
- Leg verband tussen uw activiteit, organisatie en de marketingdoelstelling van het bedrijf;
- Koppel de gevraagde sponsorbijdrage aan de tegenprestatie (de diensten) die u levert;
- Geef inzicht in de begroting van de activiteit en de plaats van de gevraagde sponsorbijdrage daarin;
- Laat blijken dat de begroting van uw activiteit met de gevraagde sponsorbijdrage sluitend is;
- De beoogde periode;
- Informatie over uw organisatie: hoe is deze opgebouwd en wat is de garantie voor een goede uitvoering?
- Onderbouw alles met cijfers.
Presentatie aan de sponsor
Doe dit altijd in een persoonlijk gesprek. Presenteer eerst uzelf en de organisatie. Vervolgens kort het voorstel, daarbij inspelend op de behoeften van het bedrijf. Een aantrekkelijke digitale presentatie zal u zeker behulpzaam zijn. Verwerk daarin de huisstijl van de sponsor. Vermijd vakjargon.
Luister goed en stel u flexibel op. Doe geen toezeggingen waarover u niet goed heeft nagedacht of die u niet na kunt komen. Maak notities en stuur na afloop een verslag van het gesprek.
Mocht u tot afspraken zijn gekomen, stel dan een bevestigingsbrief op waarin de naam van het bedrijf, de contactpersoon, de afspraken en de tegenprestatie worden weergegeven. Vraag een ondertekend exemplaar als bevestiging retour.
Tips
De geselecteerde sponsors zult u zakelijk moeten benaderen. Het helpt als u het bedrijf kent en vooral diegene die over de sponsoraanvraag beslist. Denk aan de algemeen directeur, maar ook aan de commercieel directeur en PR mensen.
Omdat het werven een tijdrovende aangelegenheid is kiezen organisaties er vaak voor om niet een personeelslid maar (meerdere) goed ingevoerde vrijwilligers hiermee te belasten.
Sponsoring is een serieuze zaak. Dat betekent dat uw eigen organisatie voor de volle 100% op orde moet zijn. Slordigheden of vergeten zaken kunnen bij een sponsoraanvraag fataal zijn.
Oefen van tevoren de presentatie aan de sponsor door middel van een rollenspel.
Wees efficiënt en wed op meerdere paarden.
Valkuilen
Uw eigen organisatie staat niet 100% achter sponsoring;
Te grote afhankelijkheid van sponsoring of te laat starten;
Te weinig aandacht besteden aan de achtergrond van een bedrijf;
Geen afspraken maken over de gevraagde sponsorbijdrage als tegenprestatie;
Beloften niet nakomen.
Bijlage en meer informatie
Klik hier voor een voorbeeld van een overeenkomst voor bordsponsoring.
Bekijk sponsoring ook eens vanaf de kant van een bedrijf op de site van de Kamer van Koophandel. Zoeken op internet met de zoekterm Sponsoring levert veel tips op.