Het Werkplan PR is een (deel)uitwerking van het beleidsplan van de accommodatie. Er wordt in uitgewerkt hoe u met alle bestaande en potentiële doelgroepen contact onderhoudt. Doel van dat contact is er voor te zorgen dat men weet heeft van het bestaan, de mogelijkheden en de activiteiten van uw accommodatie.
Functie werkplan PR
Een werkplan PR geeft een overzicht van de acties die er op het terrein van programmering en PR gedurende een werkjaar ondernomen worden. Het is als het ware een checklist met aandachtspunten en stappen die de organisatie moet zetten.
Inhoud PR-plan
1. Onderzoek en analyse;
2. Communicatie van de doelstelling;
3. Doelgroepen;
4. Strategie;
5. Kernboodschap;
6. Plan van aanpak incl. tijdsplanning en kosten;
7. Evaluatie.
1. Onderzoek en analyse
- Wat zijn de activiteiten?
- Zijn de activiteiten bij de beoogde doelgroepen bekend?
- Wat zijn de communicatiemiddelen?
- Welk beeld hebben de verschillende betrokkenen van het programma?
- Welk beeld hebben de verschillende betrokkenen van de accommodatie?
2. Communicatie van de doelstelling
- Stel het doel dat u wilt bereiken vast. Bijvoorbeeld dat 75% van de bezoekers voor de zomerstop weet dat de openingsvoorstelling op 10 september is;
- Richt uw communicatiemiddelen op die boodschap (zie ook Publiciteit en PR);
- Meet het resultaat.
3. Doelgroepen
- Wie zijn onze doelgroepen?
- Hoe is onze relatie met hen?
- Hoe verzorgen wij de relatie met hen?
- Wie zijn er verder nog betrokken bij de accommodatie, het programma of de medewerkers? Denk aan de politiek en de achterban van medewerkers en vrijwilligers.
4. PR-strategie
- Stel vast hoe u wilt dat de accommodatie overkomt bij de doelgroepen. Bijvoorbeeld ‘servicegericht’;
- Geef dit dan vorm in al uw PR middelen;
- Denk aan beeldmerk, kleur en uitstraling.
5. Kernboodschap
- Wat is de kern van de boodschap die u aan de klanten (doelgroepen) wilt overbrengen?
- Probeer dit kort en krachtig en positief te formuleren;
- Leg in de communicatie voortdurend het accent op deze boodschap. Des te groter is de kans dat het overkomt en blijft hangen;
- Voorbeeld: ‘de Pannenschuur, waar we elkaar ontmoeten’.
6. Plan van aanpak
- Het plan van aanpak vat de punten 1 t/m 5 samen;
- Zet de verschillende acties uit in tijd;
- Geeft aan wie er voor wat verantwoordelijk is;
- Geeft een overzicht van de kosten.
7. Evaluatie
- Zijn de beoogde doelgroepen bereikt?
- Is de boodschap overgekomen?
- Is de gewenste respons ontvangen?
- Zijn de vooraf afgesproken doelstellingen bereikt?
- Is er voldoende mediadekking geweest?
- Was de keuze van de PR middelen juist?
