In dorps- en buurthuizen waar uitsluitend met vrijwilligers wordt gewerkt is ook de organisatie van het vrijwilligerswerk een taak van het bestuur. Omdat deze taak veel tijd vergt wordt deze vaak uitbesteed aan een vrijwilligerscoördinator. Deze stelt bijvoorbeeld het werkrooster op en onderhoudt de contacten met het bestuur en de vrijwilligers. Om de lijnen kort te houden is de vrijwilligerscoördinator soms tevens bestuurslid.
Anders ligt het wanneer in een buurt- of dorpshuis zowel beroepskrachten (beheerder, conciërge) als vrijwilligers werken. Vaak delegeert het bestuur de organisatie van het vrijwilligerswerk dan aan een beroepskracht. Er bestaan ook vrijwillige beheerders. Dit zijn vrijwilligers die onbetaald (delen van) de taak van een beheerder op zich nemen. Het maken van de werkroosters kan daar een onderdeel van zijn.
Soorten werkroosters
Er zijn diverse manieren om de vrijwilligers in te roosteren. In de praktijk zien we vaak een combinatie van onderstaande werkroosters:
1. Roostering per activiteit.
Vrijwilligers worden ingezet bij één of meer vaste activiteiten. Bijvoorbeeld de jongerensoos op vrijdagavond. De vrijwilliger is alleen of met anderen samen verantwoordelijk voor de gang van zaken. Denk aan: openen en sluiten, achter de bar staan, toezicht houden, kas opmaken, etc. Als er geen soos is, is de vrijwilliger vrij.
2. Roostering per taak.
Vrijwilligers worden ingezet per taak. Bijvoorbeeld: schoonmaak, inkoop, bardienst, bereiden van maaltijden, bediening, dagelijks onderhoud, tuinonderhoud, etc.
3. Roostering op een vaste dag.
De vrijwilliger geeft aan op welke vaste dag (of dagdeel) hij of zij beschikbaar is en gedurende welke periode, ongeacht welke activiteit er dan plaats vindt.
4. Roostering van weekgroepen.
Vrijwilligers vormen groepen die om de beurt een week lang alle beheerstaken uitvoeren die er zijn. Dus zowel openen en sluiten, aanwezig zijn bij activiteiten, schoonmaak, inkoop e.d. In het geval dat er 8 groepen zijn hoeft een groep dus maar eens in de 8 weken te werken.
5. Zelfbediening.
Vaste gebruikers van het buurt- of dorpshuis (veelal verenigingen en clubs) zorgen voor zichzelf tijdens hun verblijf. Ze hebben zelf een sleutel of halen die ergens op. Eén persoon is namens de vereniging of club contactpersoon met het buurt- of dorpshuis.
6. Oproeppoule.
Een groep vrijwilligers die geen vaste afspraken willen (of kunnen) maken, maar in principe beschikbaar zijn en bij voorkomende gelegenheden gevraagd kunnen worden.
7. Een combinatie van voorgaande.
Zie voorbeeld van een Algemene werklijst en van een uitgebreid algemeen werkrooster.
En verder
- Maak afspraken over vervanging bij ziekte en verhindering. Bij voorkeur regelt de vrijwilliger dit zelf. Zorg daarom steeds voor een actuele telefoonlijst/ WhatsApp groep van de beschikbare vrijwilligers. Zo kan de coördinator zich bezig houden met de grote lijn en zaken als begeleiding, evaluatie en het werven van nieuwe vrijwilligers.
- Maak afspraken over de periode dat een rooster functioneert. Hoe langer de periode, hoe minder kans dat u voor onverwachte problemen staat.
- Zorg voor goede instructies voor het gebruik van (gevaarlijke) stoffen en apparatuur. Zorg ook voor protocollen zoals een checklist om af te sluiten, het opmaken van de kas, het opbergen van de dagopbrengst, wat te doen bij calamiteiten, e.d. Een handige vorm hiervoor is een vrijwilligerswijzer.
- Zorg voor een systeem van overdracht aan de beheerder of aan andere vrijwilligers. Bijvoorbeeld door middel van een invullijst of een logboek.
- Let op de juiste combinaties van mensen.
- Geef nieuwelingen een vaste mentor.
- Neem afspraken serieus. Het is slecht voor de motivatie wanneer een vrijwilliger vaker staat ingeroosterd dan is afgesproken, een niet gewenste taak krijgt, niet of te laat wordt afgelost, er onverwacht alleen voor staat, etc.
- Zorg geregeld voor overleg en evaluatie.
- Al met al is het ‘roosteren’ geen sinecure. Besteedt er voldoende tijd en aandacht aan.
