De moderne vrijwilliger wil goed geïnformeerd worden, een duidelijke taakomschrijving hebben, weten hoeveel tijd het kost, passende werktijden en betrokken worden bij beslissingen. Een bestuur van een dorps- of buurthuis moet dus met veel zaken rekening houden bij het vinden en binden van vrijwilligers. Onderstaand vindt u informatie over acties die u kunt ondernemen.
Stappen zetten
a. Informeren
Voordat u nieuwe vrijwilligers gaat vragen moet u ze goed informeren. Men moet zich verbonden gaan voelen met het dorps- of buurthuis. Geef informatie over onderwerpen als:
- De functie die het dorps- of buurthuis heeft voor de gemeenschap;
- Wie de gebruikers zijn en wat de bezettingsgraad is;
- De organisatiestructuur en het beheer;
- De ontstaansgeschiedenis;
- De toekomstvisie;
- De rol van de vrijwilligers: taken, inzet, voorzieningen, waarom het aantrekkelijk is om vrijwilliger te zijn. Compleet met voorrechten en voor het werk noodzakelijke plichten;
- Die informatie kan op een A4-tje, een foldertje is wat luxer. Het kan ook in de vrijwilligerswijzer en op de website van het dorps- of buurthuis.
b. Interesse wekken
U heeft de potentiële nieuwe vrijwilligers nu geïnformeerd. Daardoor zullen ze sneller ‘ja’ zeggen als u ze uitnodigt voor een vrijwilligers- of kennismakingsavond. Het is altijd het beste mensen persoonlijk te vragen. Laat merken dat hun aanwezigheid zeer op prijs wordt gesteld. Denk voor het programma van zo’n bijeenkomst aan:
- Het herhalen van de informatie die al schriftelijk is verspreid en deze met persoonlijke ervaringen omkleden;
- Het voorstellen van de bestuursleden en de vrijwilligers en laat een aantal (alleen of in groepjes) vertellen over hun werk voor- en betrokkenheid bij het dorps- of buurthuis;
- Het belang van de functie die het dorps- of buurthuis voor de gemeenschap heeft. Maak duidelijk dat het alleen maar kan bestaan als er voldoende draagvlak is;
- Het eigen belang van de vrijwilliger, wat hebben ze er zelf aan?
- Het geven van een rondleiding door het gebouw. Vertel intussen over recente aanpassingen en vergeet de plannen niet;
- De mogelijkheid hen een tijdje op proef mee te laten draaien;
- Het polsen van de aanwezigen op hun interesse. Geef volop ruimte voor vragen;
- Zorg dat het een gezellige bijeenkomst wordt. Denk ook aan een kort optreden, een demonstratie of activiteit.
c. Meewerken
Het is u gelukt een of meerdere vrijwilligers voor werkzaamheden in het dorps- of buurthuis te interesseren. Nu moet u heldere afspraken maken zodat de vrijwilligers ook daadwerkelijk aan de slag kunnen gaan. Daarbij is het volgende van belang:
- Overleg met de nieuwe vrijwilligers over de inhoud van hun taak en zorg dat die aansluit bij hun mogelijkheden en interesses;
- Beschrijf de werkzaamheden simpel en concreet en geef daarbij eerlijk de leuke en minder aangename kanten weer;
- Zorg aansluitend voor een duidelijke taakomschrijving. Geef daarbij aan welke tijdsinvestering nodig is;
- Spreek een proefperiode af zodat de vrijwilliger niet denkt voor onbepaalde tijd te zijn gevraagd;
- Zorg ervoor dat duidelijk is waar men met vragen en klachten terecht kan.
d.Aanvullende maatregelen
- U geeft nieuwe vrijwilligers tijdens de proefperiode een eigen mentor;
- u probeert de beginners tijdens de proefperiode met bekenden te laten werken of in tweetallen;
- Waar dat mogelijk is werkt u met pools, zodat mensen voor elkaar kunnen inspringen bij afwezigheid en dat onderling kunnen regelen.
e. Na de proefperiode
Evalueer op het vooraf overeengekomen moment. U kunt dit doen met de nieuwe vrijwilligers afzonderlijk of als groep.
- Vraag wat ze wel of niet leuk vonden en wat moeilijk was;
- Informeer of ze ideeën hebben waardoor de taak beter of makkelijker kan worden uitgevoerd;
- Pas de taak eventueel aan of zoek een andere taak;
- Vraag of ze bereid zijn door te gaan;
- Laat vrijwilligers die aangeven er mee te willen stoppen niet gelijk vallen. Misschien dat ze later wel weer beschikbaar zijn;
- Voer exitgesprekken en leer daarvan.
f. Vasthouden van vrijwilligers
Begeleiding is nodig om van nieuwe vrijwilligers blijvende vrijwilligers te maken. Dat geldt ook voor ‘kort klussende’ vrijwilligers. Zij kunnen de smaak te pakken krijgen en willen zich later misschien opnieuw aan de organisatie binden. Voor het behouden van vrijwilligers hieronder een aantal tips:
- Geef oprechte aandacht, spreek uw waardering uit;
- Betrek de vrijwilligers bij het beleid; raadpleeg ze in elk geval altijd over zaken die hun taken direct raken;
- Maak jaarlijks een vrijwilligerswijzer met daarin alles wat de vrijwilliger over het reilen en zeilen van de accommodatie moet weten;
- Zorg voor een veilige werkomgeving die aan de ARBO-eisen voldoet, zonder in bureaucratische rompslomp te vervallen;
- Zorg in verband met het voorgaande in ieder geval voor een deugdelijke verzekering;
- Bied opleidingsmogelijkheden gericht op het werk van de vrijwilliger (praktijkgericht, in een cursusgroep of individueel online);
- Vergoed gemaakte kosten, voorkom voorschieten of zelf bijlappen;
- Af en toe een gezellige bijeenkomst is goed voor het ‘wij-gevoel;
- Een attentie bij een bijzondere gebeurtenis spreekt de meeste mensen aan;
- Als u iets wilt doen als blijk van waardering, doe dan moeite voor iets bijzonders (wat niet hetzelfde is als iets kostbaars). Dat geeft het gevoel serieus genomen te worden;
- Trek rond de feestdagen één lijn: maak geen onderscheid in kerstpakketten voor vrijwilligers en betaalde krachten;
- Neem klachten serieus en probeer ze voor ieder zichtbaar op te lossen. Als oplossen niet mogelijk is, dan aangeven waarom dat zo is.
Online cursus
U kunt ook zonder kosten de online de cursus Werven van vrijwilligers volgen bij De Vrijwilligerswerkacademie. U heeft er wel een (gratis) account voor nodig.
Voor meer informatie
De digitale pocket ‘Vinden en binden van betrokken medewerkers van MOVISIE (2012)
